Conflit d'intérêts et divulgation 

Les conflits d’intérêts sont un enjeu public majeur pour une organisation de l’envergure de la Ville de Montréal car ils portent atteinte directement à la confiance du public. Bien qu`il soit impossible d’exclure entièrement les situations de conflit d'intérêts, nous devons mettre tout en œuvre pour les éviter ou minimiser leurs impacts. C’est pourquoi il est important de les connaître, de les comprendre et de les encadrer.

Le Code de conduite du personnel de la Ville de Montréal nous oblige de divulguer l’une de ces situations pouvant nous empêcher d’agir de façon objective et impartiale dans l’exercice de nos fonctions :

• un conflits d’intérêts 
• une relation avec une personne liée
• l’acceptation d’avantages.

La divulgation permet :

• de faire preuve de transparence et de prendre conscience de sa situation et de l’impact qu’elle pourrait avoir notre objectivité et notre impartialité
• à notre gestionnaire de prendre connaissance des risques réels ou potentiels pour son unité, de les analyser et de mettre en place des mesures d’encadrement ou d’atténuation
• aux deux parties d’avoir une discussion honnête et ouverte sur la situation
• au Contrôleur général d’analyser et d’enregistrer les situations conflictuelles.

Processus et formulaires de divulgation 

• Processus de divulgation
• Conflit d'intérêts
• Relation avec une personne liée
• Avantages

Processus de divulgation

Les formulaires de divulgation comportent 3 parties :

La partie 1 à remplir par la personne employée et inclure une description de la situation conflictuelle avec le plus de détails possible; cette partie doit par la suite être transmise à sa ou son gestionnaire.

La partie 2 doit être remplie par la ou le gestionnaire après avoir pris connaissance de la situation à la section 1 et en avoir évalué les risques pour la personne qui divulgue, son unité et la Ville. À la suite de cette évaluation, des mesures de mitigation devront être mises en place afin d’atténuer les risques, le cas échéant.

À la fin de cette section, par sa signature, la ou le gestionnaire atteste que lesdites mesures seront mises en place et la personne employée s’engage, par sa signature, à les respecter.

Le formulaire signé doit être envoyé au Contrôleur général. Celui-ci rédigera un avis afin d’ajuster les mesures, s’il y a lieu. Le document complet sera retourné aux signataires afin qu’il soit déposé au dossier de la personne employée.

Puisque le document contient des informations nominatives, il est protégé par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Divulgation de conflit d'intérêt

Un conflit d’intérêts existe lorsqu’une personne est placée dans une situation où elle a la possibilité de choisir entre ses intérêts personnels directs ou indirects et les intérêts de la Ville ou les devoirs de ses fonctions. Ce conflit peut être réel, potentiel ou apparent.

Si vous répondez Oui à l’une de ces situations, vous devez remplir un formulaire de Divulgation de conflit d’intérêts :

• Une personne extérieure pourrait-elle penser que la situation est susceptible d’influencer mes décisions?
• Pourrait-on penser que cette situation m’incite à favoriser mes intérêts, ceux d’un de mes proches ou d’une organisation externe plutôt que ceux de la Ville?
• Cette situation pourrait-elle amener mes collègues, le public ou les partenaires de la Ville à remettre en question mon objectivité?
• Est-ce que je suis dans une situation où moi ou une personne m’étant liée pourrait avoir quelque chose à gagner de ce contexte?
• La situation dans laquelle je suis pourrait-elle donner l’impression que moi ou une personne de mon entourage pourrait en tirer un avantage?

Utilisez le formulaire Divulgation de conflit d’intérêts [Google - 5 pages]

Divulgation d'une relation avec une personne liée

Le Code de conduite du personnel de la Ville de Montréal nous oblige de divulguer, à notre gestionnaire et au Contrôleur général, toute situation où nous pourrions favoriser une personne liée, soit « une personne ayant un lien par le sang, le mariage, l’union civile, l'union de fait et l'adoption avec la ou le membre du personnel. Sont également liés l'enfant d’une personne visée ci-devant, une ou un membre de la famille immédiate, une personne à la charge du membre du personnel ainsi que toute personne que la ou le membre du personnel pourrait être porté à favoriser en raison de sa relation avec elle ».

Si vous répondez Oui à l’une de ces situations, vous devez remplir un formulaire de Divulgation d'une relation avec une personne liée :

• Ai-je une personne liée dans ma ligne hiérarchique, directement sous ma responsabilité ou sous la responsabilité d’une ou d’un intermédiaire?
• Est-ce que mes responsabilités à la Ville m’amènent à intervenir dans un rôle de conseil ou de vérification auprès de l’unité où travaille une personne liée ?
• Dans le cadre d’un processus de sélection de candidates ou de candidats, est-ce que l'une de ces personnes est proche de moi?
• Suis-je impliquée ou impliqué dans l’attribution ou la gestion d’un contrat auprès de la Ville et une personne m’étant liée est à l’emploi d’une des entreprises fournisseur de la Ville ?
• Une personne m’étant liée est une élue ou un élu à un poste au conseil municipal de Montréal ou à un conseil d’arrondissement de la Ville de Montréal?

Utilisez le formulaire Divulgation d'une relation avec une personne liée [Google - 5 pages]

Divulgation d'avantages

Il est important pour toute personne travaillant pour un organisme public d’être libre de toute influence afin d’exercer ses fonctions de façon objective et impartiale. C’est pourquoi il nous est interdit d’accepter ou de recevoir un avantage en contrepartie de l’exercice de nos fonctions, en plus de notre salaire. Il nous est également interdit de recevoir tout avantage, d’un fournisseur de biens ou de services, peu importe s’il ait un lien d’affaire avec la Ville ou non.

Toutefois, le Code prévoit des situations exceptionnelles où nous pouvons accepter un tel avantage, pourvu que celui-ci ne soit pas de nature monétaire et qui :

• n'est pas en soi de nature à laisser planer un doute sur notre intégrité ou notre impartialité
• ne risque pas d’avoir une influence réelle, potentielle ou apparente sur notre objectivité et notre impartialité dans l’exercice de nos fonctions, ou qui risque de nous placer dans une situation d’obligée ou d’obligé envers le donateur
• ne compromet aucunement l’intégrité ou l’image de la Ville
• est conforme aux règles de la courtoisie, du protocole ou de l'hospitalité
• ne consiste pas en une somme d'argent, une action, une obligation, un titre quelconque de finances
• n’est pas offert par un fournisseur de biens ou de services.

Dans tous ces cas, si l’avantage reçu dépasse 200 $, une divulgation au Contrôleur général est obligatoire.

Utilisez le formulaire Divulgation d’avantages [Google - 5 pages]