CODE DE CONDUITE
Pourquoi avons-nous un Code?
L’obligation de la Ville de se doter d’un Code sous la forme d’un règlement municipal, pour ses élus et ses employés découle de la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale.
Initialement, le Code des élus de la Ville de Montréal a été adopté en novembre 2011. Le Code de conduite des employés de la Ville de Montréal, dans sa version actuelle, a été adopté le 27 avril 2017 par le conseil d'agglomération et mis en vigueur le 3 mai 2017.
À quoi sert le Code?
Dans un premier temps, le Code sert d’outil pour la promotion des valeurs de la Ville autant auprès de ses employés que de ses partenaires. Il s’agit de l’intégrité, de la loyauté et du respect. Il est important que chaque employé fasse siennes ces valeurs afin de guider ses actions et ses décisions dans le cadre de ses fonctions. Le Code est là pour nous les rappeler, mais aussi pour nous indiquer quels sont les comportements attendus de chacun d’entre nous.
Dans un deuxième temps, le but du Code n’est pas d’encadrer ou de normaliser une situation particulière. Il vise à aider l’employé à adopter un comportement qui est en harmonie avec la vision de la municipalité et qui respecte les principes et les valeurs préconisés par celle-ci.
Enfin, il n’a pas pour but de prévoir toutes les situations possibles. Toutefois, tout employé est encouragé à le consulter lorsqu’il fait face à une situation qui n’est pas régie par une loi, un règlement, une politique ou un encadrement. Les valeurs et les comportements qui sont énoncés dans le Code pourront servir comme outil à la prise de décision de l’employé.
Le Code énonce ainsi les valeurs de la Ville et les devoirs des employés en poursuivant six buts :
- Instaurer des normes de comportements qui intègrent ces valeurs
- Établir une référence commune permettant d’harmoniser les comportements individuels et collectifs des employés;
- Favoriser une attitude intègre, loyale et respectueuse;
- Inciter les employés à s’inspirer des valeurs pour guider leur comportement dans le cadre de leurs fonctions;
- Prévenir les conflits éthiques et aider à les résoudre efficacement et avec discernement;
- Assurer l’application des mesures de contrôle et de correction aux manquements.
Pourquoi le Code est-il si « légal »? Pourquoi ne pas avoir mis d’exemples?
Le Code est un règlement municipal, par conséquent, il doit suivre certaines règles de rédaction qui rendent le document moins convivial.
Cependant, le Code est un des outils de la Ville dans le processus de développement d'une culture éthique. Le Contrôleur général a mis en place d’autres ressources comme cette foire aux questions. Le Contrôleur général écrit la capsule mensuelle Éthique et tact dans l'Échocité, le bulletin des employés de la Ville de Montréal. Enfin, de la formation est aussi offerte aux gestionnaires et aux employés. Ces ressources permettent aux gestionnaires et aux employés de mieux comprendre et appliquer les règles du Code.
Est-ce que le Code pourrait interférer avec les lois, les règlements et les codes professionnels qui ont préséance, rendant l'application difficile à certains niveaux?
Le Code s’ajoute à toutes ces règles. Nous sommes conscients que la majorité des professionnels et des cadres travaillant à la Ville sont soumis à des codes de déontologie spécifiques à leurs champs d’expertise. Toutefois, le Code ne devrait pas interférer avec ces derniers puisque le Code traite du rapport employé-employeur alors que les codes professionnels traitent surtout du rapport professionnel-client.
À qui s’applique le Code?
Le Code s’applique à tous les employés incluant les gestionnaires (permanent, temporaire, cadre, stagiaire, etc.), et ce, quelle que soit son appartenance syndicale (cols blancs, cols bleus, professionnels, contremaîtres, etc.).
Selon le Code, quels sont le rôle et les responsabilités d’un gestionnaire?
À titre d'employés, les gestionnaires de la Ville sont assujettis au Code et doivent aussi en assurer le respect. Ils sont chargés de veiller à la promotion, à l’application et au respect des règles. Ils doivent également instaurer et maintenir un ensemble de contrôles internes afin de prévenir, détecter et agir lors de situations à risque ou contraires au Code.
Pourquoi le Code ne s’applique-t-il pas aux fournisseurs, aux consultants et aux partenaires?
Selon la Loi sur l'éthique et la déontologie en matière municipale, le Code ne s'applique qu'aux employés de la Ville. Cependant, des clauses éthiques peuvent être incluses à l’entente ou au contrat les liant à la Ville.
Pourquoi le Code ne s’applique-t-il pas aux élus?
Les élus ont un code d’éthique et de déontologie distinct qui a été adopté initialement par le conseil municipal en novembre 2011. La Ville doit, avant le 1er mars qui suit toute élection générale, adopter un code d’éthique et de déontologie révisé qui remplace celui en vigueur, avec ou sans modification.
Est-ce qu’il y a de la formation pour les gestionnaires et les employés sur l’application des règles du Code et sur l’éthique?
Le Contrôleur général assure la formation sur l’application du Code aux nouveaux gestionnaires. Sur demande des unités, le Contrôleur général est disponible pour rencontrer les employés en ce qui concerne l’application du Code ou pour répondre aux questions éthiques.
Le Contrôleur général met également à la disposition des employés une formation sur la dimension éthique dans le leadership (capsules vidéo accessibles du réseau interne uniquement).
D’autres activités de formation en éthique seront offertes prochainement.
SIGNALEMENT
Dans le Code, on mentionne qu’un employé peut signaler un manquement au Code. Pourquoi un employé n’a-t-il pas l’obligation de le signaler?
Ce que la Ville veut encourager, c'est la création d'un dialogue entre les gestionnaires et les employés afin que les manquements au Code ou en matière d'éthique soient corrigés ou abolis. Pour ce faire, nous comptons sur la responsabilisation de tous les employés, quelle que soit la fonction qu'ils occupent. Cependant, il se peut qu’un employé n'ait d'autre choix que de signaler un événement. Dans ce cas, la décision devrait lui revenir.
Si un employé s’aperçoit d’un manquement, comment peut-il le signaler?
Tout manquement devrait être signalé au supérieur immédiat, l’objectif étant d’encourager le dialogue entre les gestionnaires et les employés afin que les manquements au Code ou en matière d'éthique soient corrigés ou abolis.
Par contre, pour des raisons qui lui appartiennent, l’employé peut aussi faire le signalement au Contrôleur général :
- Par téléphone : 514 872-2000
- Par courrier électronique : cg@montreal.ca
N’y a-t-il pas de risque de voir augmenter le nombre de signalements que ceux-ci soient justifiés ou non?
La Ville s'est dotée d'un guide de conduite au cours des années 1980. Le Code modifié est très proche de la version du guide qui était en vigueur en 2009. Par conséquent, la situation appréhendée se serait déjà produite.
Par expérience, on peut affirmer que les dénonciations frivoles ou non fondées sont assez rares. De façon générale, les employés de la Ville sont des gens honnêtes et soucieux de servir les citoyens. Le Code est un moyen de faire connaître les valeurs de la Ville et les attentes minimales par rapport aux comportements de tous les employés.
En tant qu’employé à la Ville, suis-je protégé contre les représailles?
On entend par représailles toute action prise à l’encontre d’un employé pour lui infliger un inconvénient physique, économique ou autre, en vue de riposter à son signalement ou à sa collaboration à une vérification ou à une enquête donnant suite à un signalement. La notion de représailles inclut aussi les actes entre collègues.
À la Ville, il est interdit d'exercer des représailles contre un employé pour le seul motif qu'il ait, de bonne foi, fait un signalement ou collaboré à une vérification ou à une enquête donnant suite à un signalement. Il est également interdit de menacer un employé de représailles pour qu'il s'abstienne de faire un signalement ou de collaborer à une vérification ou à une enquête menée en raison d'un signalement.
Le Contrôleur général assure, le cas échéant, les mesures de protection à l'égard des employés qui ont fait un signalement et qui font l'objet de représailles.
DIVULGATION
Quand dois-je divulguer une relation avec une personne qui m’est liée et qui travaille à la Ville?
Le Code définit ce qu’est une personne liée. C’est une personne ayant un lien par le sang, le mariage, l’union civile, l'union de fait et l'adoption avec l'employé. Lui sont également liés l'enfant d’une personne visée ci-devant, un membre de la famille immédiate, une personne à la charge de l'employé ainsi que toute personne que l'employé pourrait être porté à favoriser en raison de sa relation avec elle.
Donc les facteurs que l’on doit considérer sont entre autres :
- La nature des postes occupés;
- Le degré du lien;
- Les possibilités d’abus ou de conflit d’intérêts.
Lorsqu’on remplit un formulaire de divulgation notamment pour une relation avec une personne liée, des conflits d’intérêts ou pour un avantage reçu, est-ce que ce document est protégé pour la confidentialité des informations qu’il contient?
Puisque le document contient des informations qui sont nominatives, il est protégé par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Pourquoi doit-on remplir des formulaires de divulgation?
Les conflits d’intérêts sont un enjeu public majeur, car ils portent atteinte directement à la confiance du public. Il est impossible, dans une organisation de l’envergure de la Ville de Montréal, de les exclure entièrement. C’est pourquoi il est important de les connaître, de les comprendre et de les encadrer.
Pour ce faire, le Contrôleur général a produit trois formulaires de divulgation de situations conflictuelles. Ces formulaires doivent être remplis, signés et remis sans délai. L’employé et son supérieur immédiat doivent remplir le formulaire avant de le transmettre au Contrôleur général pour avis.
Les objectifs de la divulgation sont de permettre :
- à l’employé de prendre conscience de sa situation et de l’impact qu’elle pourrait avoir sur lui-même, sur son service et sur la Ville;
- au gestionnaire de prendre connaissance des risques réels ou potentiels pour son unité, de les analyser et de mettre en place des mesures d’encadrement ou d’atténuation des risques;
- au gestionnaire et à l’employé d’avoir une discussion honnête et ouverte sur la situation;
- au Contrôleur général d’analyser et d’enregistrer les situations conflictuelles.
En substance, la divulgation permet à l’employé de se mettre à l’abri des critiques en faisant preuve de transparence.
(Article 4 de la section 1 du chapitre 3 sur les règles générales applicables aux conflits d’intérêts p.9, article 5 de la section 4 du chapitre 3 sur les avantages p.13, section 5 du chapitre 3 sur la prévention du favoritisme p.13)
Quel est le processus de traitement d’une divulgation?
Lorsqu’un employé se trouve en situation de conflit d’intérêts, il doit remplir, signer et remettre un formulaire. Il existe trois formulaires en ligne dans la Section Employés.
Les formulaires de divulgation comportent trois parties :
- La partie 1 doit être remplie par l’employé. Celui-ci doit décrire la situation conflictuelle. Puis, il remet le formulaire à son gestionnaire.
- Celui-ci prend connaissance de la situation, en évalue les risques pour l’employé, son unité et la Ville et inscrit sur le formulaire les mesures qui seront mises en place afin d’atténuer ces risques.
- L’employé prend connaissance des mesures proposées et s’engage à les respecter en signant le formulaire.
- Lorsque les deux parties sont remplies, le formulaire est envoyé au Contrôleur général qui en fait l’analyse et qui transmet à l’employé et au gestionnaire un exemplaire du formulaire avec ses commentaires.
Il est recommandé que l’exemplaire du gestionnaire soit versé au dossier de l’employé.
Les formulaires doivent être remplis, signés et remis sans délai. Les formulaires peuvent être postés, numérisés ou télécopiés au Contrôleur général. Les coordonnées du Contrôleur général ainsi que d’autres instructions se retrouvent sur les formulaires.
(Article 4 de la section 1 du chapitre 3 sur les règles générales applicables aux conflits d’intérêts p.9, article 5 de la section 4 du chapitre 3 sur les avantages p.12, section 5 du chapitre 3 sur la prévention du favoritisme p.13)
Quel employé doit remplir le formulaire Divulgation d'une relation avec une personne liée – Situation 1 : Employés dans la ligne hiérarchique?
Un formulaire doit être rempli, signé et remis sans délai par chaque employé ayant un tel lien. Un formulaire séparé doit être utilisé si la personne est liée à plus d’un employé.
(Article 1 de la section 5 du chapitre 3 sur la prévention du favoritisme p.13 du Code)
Mon frère travaille pour un autre service, doit-on divulguer notre relation familiale?
Non, seules les relations familiales qui sont dans la ligne hiérarchique doivent être déclarées.
Toutefois, si un des membres de la famille occupe une fonction de conseil ou de vérification et qu’il est probable que cette personne ait à intervenir auprès de l’unité où travaille l’autre membre de sa famille, exceptionnellement celle-ci doit alors divulguer sa situation de conflit d’intérêts. Elle peut utiliser le formulaire général ou celui sur la relation avec une personne liée selon ses préférences.
(Article 1 de la section 5 du chapitre 3 sur la prévention du favoritisme p.13, article 4 de la section 1 du chapitre 3 sur les règles générales applicables aux conflits d’intérêts p.9 du Code)
LOYAUTÉ
La Ville a-t-elle le droit de restreindre les actions d’anciens employés?
Au Québec, le Code civil prévoit qu'après la cessation de son emploi, l'employé doit continuer à agir avec loyauté et à ne pas faire usage de l'information confidentielle obtenue dans l'exécution ou à l'occasion de son travail, indépendamment de son domaine professionnel ou du poste qu’il occupait. Le Code ne fait qu’un rappel auprès de ses employés de cette obligation légale.
Est-ce que le Code va brimer la liberté d’expression des employés?
C'est un fait que le Code limite la divulgation d'informations ou l'émission d'opinions concernant les affaires de la Ville. Cependant, le Code ne va pas au-delà de ce qui est prévu aux différentes lois. Il est légitime pour une organisation de veiller à la protection des informations qu'elle possède et de voir à protéger son image auprès du public.
Qu’est-ce qu’une activité partisane?
Il nous est impossible d’énoncer toutes les situations possibles. Toutefois, une activité de nature partisane pourrait être, notamment :
- Participer activement à une campagne de financement pour un parti politique ou un candidat (note 1).
- Être un agent officiel pour un candidat ou un parti politique.
- Afficher des signes à l’appui d’un candidat ou d’un parti politique ou en opposition à ceux-ci sur les lieux de travail ou dans le cadre de ses fonctions.
- Suggérer, directement ou indirectement, à des personnes de voter pour un candidat ou un parti politique en particulier.
- Distribuer des documents qui font la promotion d’un candidat ou d’un parti politique ou qui s’y opposent, directement ou indirectement.
Le Code mentionne aussi certaines activités qui ne constituent pas un travail de nature partisane.
Note 1 : Verser une contribution à un parti ou un candidat indépendant autorisé n’est pas une activité partisane.
(Article 5 de la section 1 du chapitre 4 sur la discrétion, réserve et neutralité politique p.17 du Code)
