Outils de communication interne
La Ville de Montréal tient à fournir à tout un chacun une information fiable et à jour sur l’organisation, ses mécanismes, ses valeurs, et sur les règles qui régissent son fonctionnement.
Pour ce faire, elle a confié à l'équipe des communications internes du Service des communications et de l'expérience citoyenne (SECC) le mandat de développer une gamme d’outils de communication destinés à faciliter la circulation de l’information à l’interne. Les communications électroniques sont généralement privilégiées.
Il est important de savoir que d’autres unités peuvent diffuser de l’information à l’ensemble du personnel de la Ville. Il s’agit alors de sujets spécifiques liés à leur domaine d’affaires. Par exemple, le Service des technologies de l’information envoie régulièrement des courriels concernant la gestion et la maintenance du parc informatique.
Voici les principaux véhicules de communication interne actuellement en place :
Calendrier interne 2024
Vous cherchez un outil de référence pratique? Le calendrier interne 2024 est tout indiqué pour remplir cette fonction. Imprimez-le dès maintenant!
Le calendrier interne 2024 est offert en format mural qui peut également être transformé en calendrier de table. Il est une source fiable d’information en ce qui a trait aux jours fériés et congés reportés, aux jours de paie pour le personnel payé aux deux semaines ainsi qu’aux dates de changement d’heure.
Pour imprimer le calendrier dans son format optimal, il suffit de choisir l’option Tabloïd ou Ledger (17 X 11) dans le sous-menu Format de papier du menu d’impression. Il est offert avec une touche de couleurs, mais peut également être imprimé en noir et blanc.
Les secrétaires d’unités administratives et les gestionnaires sont invités à imprimer et à remettre une copie du calendrier interne 2024 aux membres du personnel qui n’ont pas accès à l’intranet.
Note importante: Il est interdit de modifier le calendrier interne de quelque façon que ce soit sans l'autorisation des Communications internes.
Portail intranet
Le portail intranet est un outil de travail informationnel. Il regroupe toutes les informations relatives à votre travail quotidien et à vos conditions de travail. La page d’accueil de l’intranet est celle qui apparaît par défaut lorsque que vous vous branchez à Internet.
Une partie de la section Tout le personnel de l’intranet est aussi accessible sur le portail Internet de la Ville de Montréal : ville.montreal.qc.ca/extranet. Tous les membres du personnel, incluant ceux qui n’ont pas accès à un poste informatique au travail, peuvent ainsi y accéder de leur domicile.
Messages internes
Les messages internes traitent de sujets institutionnels et officiels reliés à l’Administration municipale. Vous les recevez directement dans votre boîte de courriel. Ils présentent la position officielle de la Ville, ses orientations et ses décisions pour en faciliter la compréhension. Les messages internes sont envoyés de façon ponctuelle et ne sont pas accessibles à l’extérieur des réseaux de la Ville.
Note : Ce contenu n'est pas accessible à l’extérieur des réseaux de la Ville.
Votre infolettre
Chaque 2 semaines, vous recevez par courriel Votre infolettre, un bulletin évolutif qui remplace l'Échocité. Vous en apprendrez davantage sur l’actualité de la Ville, les grands projets, les activités, les réalisations de diverses équipes et les bons coups de vos collègues.
Info-5046
Ces messages sont transmis par le Service des technologies de l’information par courriel. Ainsi, tous les membres du personnel qui utilisent un ordinateur dans le cadre de leurs fonctions reçoivent l’information sur les interventions informatiques ou les changements technologiques qui pourraient avoir un impact sur les applications de travail. Les Info-5046 sont envoyés de façon ponctuelle.
Gestion des dossiers décisionnels (GDD)
Afin de permettre aux élues et élus de se prononcer sur les projets actuels et futurs de l’administration montréalaise, les dossiers décisionnels sont des documents qui transitent par un système de gestion (communément appelé le GDD) qui permet de rassembler et de structurer toutes les informations nécessaires à une bonne prise de décision. Les GDD sont envoyés de façon ponctuelle par la Division du soutien aux instances par courriel à tous les employés disposant d’une adresse Lotus Notes.
Note : Certains contenus ne sont pas accessibles à l’extérieur des réseaux de la Ville.
