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COVID-19

Organisation du travail et outils

Page mise à jour lundi 13 octobre, à 16 h 16

Gestion du temps de travail sur Kronos

Dans le contexte de la COVID-19, cette section est dédiée à la gestion du temps et regroupe toute l’information pertinente. Consultez les documents ci-dessous afin de connaître les encadrements à respecter dans le contexte actuel.

Gestion des banques de temps et traitement salarial

Depuis le 19 mars 2020, en raison de la crise sanitaire, plusieurs activités de la Ville ont cessé ou ont été réduites. Malgré cette situation de force majeure, la Ville a fait tout en son possible afin de minimiser l’impact sur ses employés, en maintenant le salaire et en décrétant un gel des banques de temps, malgré l’impossibilité pour plusieurs employés d’offrir une pleine prestation de travail.
 
En raison de la durée de la crise sanitaire, des impacts financiers engendrés par cette dernière ainsi que la reprise graduelle des activités de la Ville, les mesures exceptionnelles qui avaient été mises en place doivent être revues.

Conséquemment, à compter du 15 juin prochain, l’Administration mettra fin à la continuité salariale des employés qui ne sont pas appelés à travailler ou qui ne sont pas en mesure d'offir une prestation de travail et annonce la reprise de la gestion régulière des banques de temps. Toutefois, Les mesures de flexibilité pour l’horaire de travail (rotation pour les cols bleus, 70/2 pour les cols blancs) continuent de s’appliquer, là où les activités le permettent et ce, pendant la durée de l’état d’urgence local.

À ce titre, les employés permanents pourraient être appelés à utiliser leurs banques de congés, être en congé sans solde ou être affectés au sein d’autres services/arrondissements selon les ententes applicables. En ce qui concerne les employés temporaires, ces derniers seront rémunérés selon les heures réellement effectuées et ceux qui ne sont pas appelés à offrir une prestation de travail, ces derniers pourront être mis à pied.

Directives de codification de gestion du temps

Consultez la Directive de codification de gestion du temps pour connaître les codifications à inscrire selon les différentes situations que vous pourriez rencontrer. 

Procédures Kronos

Consultez le document de procédures Kronos pour connaître la marche à suivre pour ajouter un commentaire, ajouter un poinçon, ajouter une catégorie et générer un rapport.

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, et que vous êtes :

Un employé :

  • Adressez-vous à votre gestionnaire ou
  • Composez le 514 868-5800 pour rejoindre le Centre de services aux employés - RH (pour les employés des services centraux et de l’arrondissement de Lachine, excluant la sécurité publique, le SIM et SPVM).

Un responsable de paie :

  • Référez-vous au Courrier Paie ou
  • Composez le 514 280-0981 pour communiquer avec le support en gestion du temps.

Accès à l'application Kronos

Pour faciliter la gestion de la période de paie actuelle, les employés qui ont accès à l’application Kronos pourront temporairement se connecter à distance sur les serveurs de la Ville de Montréal avec un ordinateur Ville sans clé VPN.

Il suffit :

  1. de se rendre à l’adresse suivante : https://kronos.montreal.ca/wfc/logon.
  2. de saisir le code d'utilisateur et le mot de passe habituels dans le navigateur Google Chrome via l’Internet.

La clé VPN n’est donc temporairement plus nécessaire pour accéder à l’application Kronos. 

Programmes gouvernementaux

Vous pourriez être admissible à l’assurance-emploi ou une des 3 prestations d’aide et de soutien temporaire aux travailleurs touchés par la pandémie, mises en place par le gouvernement du Canada.

Pour plus de détails sur ces prestations :

Aménagement d’horaires (cols blancs)

Horaires de travail (fonctionnaires municipaux de la Ville de Montréal) – Nouvelle entente

L’application de l’horaire périodique décrit ci-dessous concurremment avec l’entente sur le télétravail, sont des mesures qui permettent de ralentir la progression du virus, de protéger la santé de ses employés et de favoriser la continuité des opérations.

Fonctionnaire permanent ou fonctionnaire auxiliaire corporatif d’un service

Dès maintenant, les fonctionnaires permanents et fonctionnaires auxiliaires corporatifs d’un service peuvent demander d’être assujettis temporairement à l’horaire périodique (70/2) et ce, sous réserve des besoins de l’employeur. 

Cela signifie :   

  • possibilité de fournir sa prestation de travail de 70 heures par période de paie (2 semaines de calendrier)  
  • possibilité de répartir les heures normales quotidiennes de travail entre le samedi et vendredi inclusivement (soit une semaine de calendrier) 
  • possibilité de comporter plus ou moins 5 jours ouvrables consécutifs ou non 
  • pas d’heures normales quotidiennes de travail obligatoires. Le gestionnaire et le fonctionnaire s’entendent pour répondre aux besoins de l’employeur et aux besoins de conciliation travail-famille et vie personnelle du fonctionnaire.

Fonctionnaire permanent ou fonctionnaire auxiliaire corporatif d’un arrondissement

Considérant qu’en vertu de la Charte de la Ville de Montréal, un conseil d’arrondissement détient le pouvoir de négocier et d’agréer les horaires de travail à l’exclusion de la durée, exceptionnellement, le Syndicat des fonctionnaires municipaux de Montréal a accepté qu’un conseil d’arrondissement puisse également appliquer cet horaire périodique s’il le souhaite. L’arrondissement qui décide d’appliquer cet horaire périodique doit confirmer sa décision par courriel à la boîte postale de la Direction des relations de travail (relations_travail@ville.montreal.qc.ca).

Fonctionnaires auxiliaires banque d’heures 

Les fonctionnaires auxiliaires banque d’heures sont exclus de cette entente puisque leur semaine normale de travail comprend un maximum de 35 heures réparties entre le samedi et vendredi inclusivement. Ainsi, sous réserve des besoins de l’employeur, un gestionnaire a la latitude pour décider d’adapter l’horaire d’un fonctionnaire auxiliaire banque d’heures qui le demande. 

Exclusion des fonctionnaires permanents ou fonctionnaires auxiliaires corporatifs qui occupent des postes critiques 

Les fonctionnaires permanents et auxiliaires corporatifs occupant un poste jugé critique pour assurer la santé et sécurité des citoyens ne peuvent pas bénéficier de l’horaire périodique.

Mise à jour des données personnelles dans SIMON

Une mise à jour des données personnelles des employés est nécessaire dans l’éventualité où votre gestionnaire devrait communiquer avec vous pour une situation d’urgence.

Consultez l’aide à la tâche suivante pour faciliter cette mise à jour :

Sensibilisation aux courriels frauduleux

Le centre anti-fraude du Canada invite à la prudence dans le contexte de la COVID-19. Beaucoup d’informations circulent et les fraudeurs profitent des craintes et des incertitudes de la population.

Des courriels d'hameçonnage, de harponnage et d'autres courriels malveillants au sujet de la COVID-19 circulent.

Soyez vigilant et méfiez-vous de toute communication non sollicitée et qui provient d’une source inhabituelle!

Si vous recevez un tel courriel, ne cliquez pas sur les liens, n'ouvrez pas les pièces jointes et signalez le courriel comme du hameçonnage (voir comment).

Quelques indices pour détecter l’hameçonnage

Ces courriels :

  • sont souvent non sollicités;
  • sont parfois envoyés en provenance d’une adresse de courriel inhabituelle;
  • demandent parfois une action urgente;
  • incluent un fichier attaché ou un lien vers une page demandant une authentification ou des renseignements personnels.

Pour les employés qui ont accès à Talent LMS, nous vous invitons à consulter les capsules de formation en cybersécurité, de même que la vidéo L’accès à distance en toute sécurité (3:40).

Formation en présentiel

Afin de réduire la propagation de la COVID-19, les rassemblements des employés sont à éviter jusqu’à nouvel ordre, incluant la diffusion de la formation en présentiel. Le report, l’annulation ou la diffusion à distance de la formation via la suite Google devraient être envisagés. À cet égard, consultez la trousse Animez une classe virtuelle pour assurer la réussite de vos formations.

Néanmoins, certaines formations en présentiel peuvent être nécessaires pour garantir le fonctionnement des services essentiels de la Ville de Montréal. Si tel est le cas, vous devez vous assurer des points suivants :

  1. la formation est diffusée en petits groupes au sein de grandes salles qui permettent de respecter la distance minimale de deux mètres entre les personnes présentes;
  2. le respect des directives concernant les voyageurs, les employés vulnérables et femmes enceintes et la présence de symptômes et investigation;
  3. la sensibilisation des participants à la formation aux mesures d’hygiène.

JIRA et Confluence

Pour faciliter la gestion et les suivis de projet en cette période exceptionnelle, les applications JIRA et Confluence sont maintenant disponibles sur le web. La clé VPN n’est donc temporairement pas nécessaire pour accéder à ces applications.

Il suffit de :

Foire aux questions sur les enjeux légaux en période de COVID-19

La situation sans précédent associée à la COVID-19 soulève de nombreuses questions d’ordre légal.

Afin de soutenir les unités administratives, la Direction des affaires civiles a répertorié les questions fréquentes afin que les réponses puissent bénéficier à un plus grand nombre.

Les questions sont présentées sous 3 thèmes :

  • Questions d’ordre général
  • Questions liées au droit contractuel
  • Questions liées au droit public (séances du conseil, processus référendaires, etc.)

Pour en savoir plus, consultez la Foire aux questions qui se trouve dans l'intranet 
Chemin : Intranet/Ressources internes/Affaires civiles (lien accessible du réseau interne uniquement)

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