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Demande de permis pour organiser un événement public

Guide du promoteur - Comment produire un événement sur le domaine public?

Comment se procurer le cahier des charges?

Qu'est-ce qui qualifie un organisme-promoteur?

Qu'est-ce qui qualifie un événement public?

Où est-il possible de produire un événement public?

Quelles activités doivent être mentionnées à la Ville?

Quand doit être soumise la demande d'événement public?

Qui doit être informé? 

Comment se procurer le cahier des charges?

Pour obtenir le formulaire de demande d'autorisations pour la tenue d'un événement public, appelé cahier des charges, vous devez envoyer un courriel à l'adresse suivante : evenements_publics_ac@ville.montreal.qc.ca

Veuillez consulter la rubrique Quelles activités doivent être mentionnées à la Ville? pour connaître les délais et les coûts rattachés à la demande.


Qu’est-ce qui qualifie un organisme-promoteur?

Critères d’éligibilité

Pour être considéré comme un organisme-promoteur, le groupe organisateur de l’événement doit :

  1. être un organisme légalement constitué (personne morale) à but non lucratif (OBNL);
  2. Êêre en règle avec les différents paliers gouvernementaux.

Documents à fournir

Pour prouver votre statut d’organisme-promoteur pour l’année courante, l’organisme doit fournir :

  1. les coordonnées complètes du siège social de l’organisme-promoteur;
  2. les lettres patentes de l’organisme-promoteur (pour les organismes qui ne sont pas en partenariat avec l’arrondissement).


Qu’est-ce qui qualifie un événement public?

Critères d’éligibilité

Pour être considéré comme un événement public, l’événement doit :

  1. Être produit par un organisme-promoteur
  2. Être gratuit et accessible à tous
  3. Se dérouler sur le domaine public
  4. Avoir un caractère festif
  5. Être de nature culturelle, communautaire, sociale ou sportive 

Documents à fournir

Pour soumettre une demande d’autorisation d’événement public, l’organisme doit fournir :

  1. un cahier des charges des événements publics dûment rempli;
  2. une copie de l’avenant de coresponsabilité civile fournit par la Ville de Montréal signé par la compagnie d’assurance de l’organisme-promoteur;
  3. le paiement servant à couvrir les frais d’ouverture de dossier. 



Où est-il possible de produire événement public
?

Parcs et espaces verts

La majorité des événements spéciaux sont produits dans les parcs urbains, mais il est tout aussi possible d’organiser un événement public sur une place publique, un plan d’eau, des sentiers, un square ou un terre-plein. Il ne faut pas oublier non plus que les espaces aériens font aussi partie du domaine public.


1. Espaces verts

Pour obtenir un permis d’occupation pour un espace vert, l’organisme-promoteur doit fournir :

  1. le nom du parc visé;
  2. les dates et les heures d’occupation du montage et démontage;
  3. les dates et les heures d’occupation en but de l’événement.

Le permis émis vous donnera priorité d’occupation de l’espace vert, ce qui n’inclut pas les terrains sportifs et les installations.


2. Terrains sportifs

Pour obtenir un permis d’occupation pour un terrain sportif, l’acheminement de la demande dépend de l’organisme-promoteur :

Si l’organisme-promoteur est une école de la Commission scolaire de Montréal (CSDM),
le responsable de la demande doit procéder à la réservation du terrain sportif via la commission scolaire et joindre la copie de son permis au cahier des charges.

Si l’organisme-promoteur est un organisme sportif reconnu par la Ville de Montréal,
le responsable de la demande doit procéder à la réservation du terrain sportif via son registraire et joindre la copie de son permis au cahier des charges.

Pour les autres organismes-promoteurs, l’acheminement de la demande dépend de la période d’occupation.

Si la demande est pour occuper un terrain sportif de soir (après 18h) ou de fin de semaine, le responsable de la demande doit communiquer avec les registraires suivants et joindre la copie de son permis au cahier des charges :

Commission sportive Montréal-Concordia
Pour obtention de permis de terrains de soccer et de football
514 722-2551 poste 224

Association de Baseball de Montréal
Pour obtention de permis de terrains de balle et de criquet
514 872-1820

Pour toute autre demande de terrains sportifs lors des jours de semaine, remplir la section appropriée du cahier des charges. Vous pouvez vous informer des disponibilités en écrivant à l'adresse terrains_sportifs_ac@ville.montreal.qc.ca.


Installations et infrastructures

Les demandes d’installation se distinguent en trois catégories :


1. Les demandes d’ouvertures de toilettes publiques

Lorsqu’une demande d’événement public est déposée par le biais du cahier des charges, une demande est automatiquement envoyée aux service des parcs pour s'assurer que les toilettes publiques soient ouvertes. L’arrondissement ne peut toutefois pas garantir l’ouverture des toilettes publiques avant 9 h.

Si l’événement attire une foule importante, l’arrondissement exige de l’organisme-promoteur qu’il procède à la location de toilettes chimiques. Dans le cas échéant, il faut s’assurer que la livraison et la récupération par le fournisseur se fassent à l’intérieur de la période d’occupation du domaine public indiqué sur le permis d’occupation.


2. Les demandes d’accès à l’eau potable

Pour se faire, l’organisme-promoteur doit détailler ses besoins en eau potable dans le cahier des charges (cuisson, approvisionnement, lavage de mains, etc.). Par la suite, l’agent de projets communiquera avec l’organisme-promoteur pour établir la procédure à suivre.


3. Les demandes d’accès à un local d’appui logistique

En aucun cas, les salles multifonctionnelles des pavillons et chalets de parcs peuvent servir à des réceptions privées. L’usage de ces locaux est dédié à la programmation régulière de l’offre de service des organismes partenaires et ne peut être réservé que pour les besoins logistiques des événements publics. Les demandes de locaux se distinguent en trois catégories :

- Prêt de local sans clé :
Attribué selon les disponibilités et la programmation régulière. Le local est ouvert lors du montage et fermé une fois le démontage terminé. L’organisme-promoteur doit déléguer un surveillant du local pour la durée du prêt.

- Prêt de local avec clé :
Attribué selon les disponibilités et la programmation régulière. Une clé et un code d’alarme temporaire sont fournis à l’organisme-promoteur. Ce dernier est responsable de remettre la clé prêtée le premier jour ouvrable suivant la fin de l’événement.

- Prêt d’installations sportives:
Attribué selon les disponibilités et la programmation régulière. Une tarification peut s’appliquer si l’occupation de l’installation nécessite la présence additionnelle d’un représentant de la Ville.


Circulation de véhicules motorisés

Il est interdit pour les véhicules de toute sorte de circuler dans les parcs. Afin de répondre aux besoins du montage et démontage (livraison et récupération de matériel), un permis peut être accordé à la demande de l’organisme-promoteur pour autoriser certains véhicules à circuler sur le site de l’événement. Certaines conditions s’appliquent :

Conditions

  1. L’organisme-promoteur doit fournir la liste des fournisseurs attendus sur le site
  2. Le permis n’est valide que pour la durée du montage et du démontage.
  3. Aucun véhicule, sans exception, ne peut rester dans le parc pendant la durée de l’événement.
  4. En cas de pluie ou à la suite d’une pluie abondante, l’arrondissement se donne le droit de retirer le droit de circulation dans le parc.

Rues et trottoirs

L’occupation de celle-ci se divise en trois catégories :

1. Fermeture de rue

Lorsqu'un organisme-promoteur aménage le site de son événement sur un tronçon de rue ou lorsqu’il est jugé plus sécuritaire d’interdire complètement la circulation routière en périphérie d’un événement produit dans un parc ou espace vert. La Ville informera l’organisme-promoteur du plan de détour mis en place au besoin.

Annexe: Normes de signalisation pour les avis de fermetures de rues

- Plan de détour :
Installation de signalisation temporaire en but de dévier les opérations régulières du tronçon de rue fermé. (Exemple : Arrêt d’autobus, Zone S.R.R.R., routes des véhicules d’urgence)


2. Ralentissement de la circulation

Lorsqu’un événement comprend un groupe de participant en mouvement, nécessite de passer sur la voie public sans toutefois nécessiter l’interdiction de circulation locale. Ce type d’activité nécessite une évaluation additionnelle des risques en matière de sécurité civile.

- Dans le cadre d’un ralentissement sur trottoir
L’organisme-promoteur doit assurer la présence de bénévoles pour gérer la foule en déplacement.

- Dans le cadre d’un ralentissement sur rue
L’événement est évalué de façon approfondie afin d’évaluer si l’occupation de la rue est justifié. Si oui, l’événement recevra un service d’ordre (quelques conditions s’appliquent); sinon, l’événement sera relocalisé sur les trottoirs. Service d’ordre: Assistance policière sous forme d’escorte pour accompagner le peloton de participants d’un événement public sur un trajet se produisant dans les rues.

3. Interdiction de stationnement

Il est possible dans certains cas de restreindre davantage la signalisation de stationnement pour faciliter l’accès piétonnier à un site où pour aménager un stationnement pour les véhicules de production (c’est-à-dire les véhicules immatriculés commercial. Exemple : F-, L-, K-). Un permis spécial émis par la Ville est émis pour que les véhicules de production puissent bénéficier de ces espaces de stationnements. Aucun véhicule personnel ne peut bénéficier de ce type de permis.

- Alternatives
Certains stationnements peuvent être rendus accessibles pour répondre aux besoins logistiques d’un événement public sans être contraignant par rapport à l’immatriculation de véhicule. D’autres espaces sont aussi disponibles sur le domaine privé, mais il est de la responsabilité de l’organisme-promoteur de faire les démarches nécessaires avec les propriétaires des lieux visés.

Documents à fournir


Peu importe le type d’occupation, l’organisme-promoteur doit fournir les documents suivants :

Un avenant d’assurance de coresponsabilité civile co-assurant la Ville de Montréal pour une couverture de 3M$ (5M$ s’il y a présence d’éléments à risque élevé. Exemple : chapiteau, effets pyrotechniques, etc.)

  1. Un plan d’aménagement détaillé.
  2. La programmation des heures d’occupation (montage, événement, démontage)
  3. Le nom de l’agence de sécurité en gestion de foule ou les coordonnés de la personne en charge des bénévoles

Annexe : Exemples de plans d'aménagement

 

Quelles activités doivent-être mentionnées à la Ville?

D'ordre générale, il est possible de déroger à certains alinéas des règlements suivant pour faciliter la réalisation d'un événement public :

  1. Règlement sur le bruit - R.R.V.M., chapitre B-3 (a.20)
  2. Règlement concernant la paix et l'ordre sur le domaine public - R.R.V.M., c. P-1 (a.3, a7.4, a8, a8.2)
  3. Règlement d'urbanisme R.R.V.M., 01-274 (a521)
  4. Règlement sur l'occupation du domaine public - R.R.V.M., c.O-0.1 (a2.1)
  5. Règlement sur la circulation et le stationnement - R.R.V.M., c. C-4.1 (a3alinéa8)

*Pour obtenir une version à jour des règlements, cliquez ICI et entrez le numéro de règlement R.R.V.M. souhaité (sans les codes entre parenthèses).


Voici la liste des principales activités que l'organisme-promoteur doit déclarer à l'arrondissement dans sa demande :

Affichage

Amplification sonore

Boissons alcooliques

  • Consommation
  • Distribution
  • Vente

Produits alimentaires

  • Consommation
  • Distribution
  • Vente
  • Cuisson, barbecues, autres outils de cuisson
  • Service traiteur

Occupation des rues et/ou des trottoirs

  • Ralentissement
  • Obstruction permissive à la circulation locale
  • Fermeture complète
  • Interdiction de stationnement
  • Service d'ordre policier

Boutique souvenir

  • Liste des articles vendus
  • Vente

Structures gonflables, tentes, marquises, chapiteaux

Tarification d’entrée, collecte de fonds, sollicitation, jeux d'adresse

Effets pyrotechniques, feux de camps

Autres activités:

  • Lancement de ballons ou d’oiseaux
  • Mariages, cérémonies religieuses
  • Vente-débarras*

*Vente-débarras

Définition:
Une vente-débarras (ou communément appelée vente de garage) est d’abord et avant tout une activité citoyenne qui ne peut être produite sur le domaine public, et par conséquent ne peut faire partie de la programmation extérieure d’un événement spécial.

Alternative:
Tout occupant d’un logement ou d’une maison peut tenir une vente-débarras sur le terrain où est érigé son logement, dans la cour avant.

Conditions:

  1. Une vente-débarras doit être tenue lors des premières fins de semaines de juin, juillet, août et septembre.
  2. Une vente-débarras ne peut être tenue qu’entre 9 heures et 18 heures, les weekends autorisés.
  3. Il n’est permis de poser une affiche que sur le terrain où est érigé le logement du citoyen, et ce, à condition de l’enlever immédiatement après la fin de l’activité.



Quand doit-être soumise la demande d’événement public?

Traitement régulier

L’arrondissement d’Ahuntsic-Cartierville demande à ce que les demandes d’événement soient acheminées par l’entremise du cahier des charges au plus tard trois mois avant l'événement.
Des frais d’ouverture de dossier s’appliquent.


Traitement avec frais de retard

Si un cahier des charges est déposé à moins de trois mois d’avis, il est possible que certains aspects de l’événement ne puissent être réalisés. L’événement est donc réalisable, mais son intégrité est mise en péril.
Des frais d’ouverture de dossier ainsi qu’un frais de retard s’appliquent.


Traitement dernière minute

Si un cahier des charges est déposé à moins d’un mois d’avis, il est possible qu’il soit refusé ou réduit à une occupation citoyenne (c’est-à-dire qu’aucune dérogation de règlement ne sera émise).


Tarification

Depuis 2011, l’arrondissement d’Ahuntsic-Cartierville a implanté un règlement de tarification pour les ouvertures de dossiers en matière d’événements spéciaux.

Pour un évènement organisé par des organismes à but non lucratif situés à Montréal, incluant les activités des écoles des commissions scolaires :

  • 25 $ pour l'ouverture d'un dossier 3 mois et plus avant la date de l’évènement
  • 50 $ pour l'ouverture d'un dossier à moins de 3 mois de la date de l’évènement

Évènement organisé par des organismes situés à l’extérieur de la Ville de Montréal ou par des entreprises privées :

  • 270 $ pour l'ouverture d'un dossier 3 mois et plus avant la date de l’évènement
  • 540 $ pour l'ouverture d'un dossier à moins de 3 mois de la date de l’évènement

 

Soutien

L’arrondissement d’Ahuntsic-Cartierville et la Ville de Montréal mettent à la disposition des organismes-promoteurs certains services et prêts de matériel. Ce soutien est attribué selon les critères suivants :

-Critères d’attribution du soutien en événement public:

  • Effectifs disponibles le jour de l’événement
  • Le nombre de demande pour une même période
  • La date de dépôt de la demande
  • Les documents fournis

Échéancier des dates de remise des cahiers des charges 2015-2016

Dates des événements

Dernière échéance pour la
remise des cahiers des charges

Entre le mardi 10 février et le lundi 9 mars 2015 vendredi 9 janvier 2015
Entre le mardi 10 mars et le lundi 13 avril 2015 vendredi 6 février
Entre le mardi 14 avril et le lundi 11 mai vendredi 13 mars
Entre le mardi 12 mai et le lundi 8 juin vendredi 10 avril
Entre le 9 juin et le 10 août vendredi 8 mai
Entre le 11 août et le 14 septembre vendredi 10 juillet
Entre le 15 septembre et  le 14 octobre vendredi 14 août
Entre le 15 octobre et  le 9 novembre vendredi 11 septembre
Entre le 10 novembre et le 7 décembre vendredi 9 octobre

Entre le 8 décembre 2015 et le 8 février 2016

vendredi 6 novembre 2015
Entre le 9 février 2016 et le 14 mars 2016 vendredi 8 janvier 2016
Entre le 15 mars 2016 le 11 avril 2016 vendredi 12 février 2016

 

Qui d'autre doit être informé?

Il est de la responsabilité de l'organisme-promoteur de communiquer avec les organismes suivants, et de se procurer les licences et permis requis par l'événement.

Lors de la vente ou consommation de boissons alcooliques

Régie des alcools, des courses et des jeux


Lors de manipulation ou de vente alimentaire


Ministère de l'Agriculture, des pêcheries et làlimentation du Québec.

Inspection des aliments : 514 280-4300


Lors de performances musicales ou musique d'ambiance

La Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (SOCAN)

 

N.B. La présentation d'une demande ne constitue pas une autorisation à tenir un événement.