Service de la performance organisationnelle

Relève de la Direction générale

Directeur : Simon Cloutier

Mission

Mener les chantiers d'amélioration de la performance, réaliser l’architecture d’affaires et les démarches d'étalonnage à l'échelle de l'organisation, en vue d'optimiser les façons de faire et de générer des gains d'efficience mesurables et durables.

Objectifs 2018

Indicateurs de performance et démarches d'étalonnage :

• Conseiller les unités pour mettre en place un tableau de bord de performance pour toutes les directions de la Ville.
• Mettre en production un outil de visualisation pour suivre l'évolution des délais de paiement de factures de toutes les unités de la Ville sur une base mensuelle.
• Participer activement à la révision en profondeur des indicateurs de performance calculés par le Réseau d'étalonnage municipal du Canada afin de sélectionner les plus révélateurs en termes d'efficience.

Chantiers d'amélioration de la performance

• Chantier d'harmonisation des devis :
• Compléter des encadrements administratifs dont :
• gestion des changements et des contingences;
• modes d'octroi alternatif au plus bas soumissionnaire;
• simplification des bordereaux de soumission.
• Poursuivre le projet d'harmonisation des documents d'appels d'offres publics de services professionnels liés aux travaux.
• Mettre en vigueur un formulaire Web permettant de synthétiser l'information relative à l'octroi d'un contrat d'exécution des travaux à joindre aux sommaires décisionnels pour produire des rapports de gestion et des indicateurs de performance.
• Émettre huit devis techniques harmonisés et améliorés.
• Chantier d'optimisation de la gestion des revenus et des paiements :
  • Implantation du système de point de vente corporatif (SPDV) :
    • Poursuivre l'analyse et le travail d'intégration avec les points de service de la cour municipale.
    • Implanter le nouveau processus de gestion des fonds de monnaie.
    • Procéder au lancement de l'appel d'offres pour les équipements nécessaires au nouveau système
  • Implantation d'un système de numérisation et de reconnaissance des caractères :
    • Déployer le nouveau système de numérisation des factures.
    • Compléter le développement d'un système de gestion électronique des documents (Service des technologies de l'information).
    • Accompagner les unités dans l'amélioration de leurs processus d'achat et de paiement.
• Chantier de simplification du processus décisionnel :
  • Remplacement du système de gestion du processus décisionnel :
    • Compléter la définition des processus cibles que la nouvelle solution devra supporter.
    • Effectuer une vigie de marché et élaborer un devis pour l'acquisition d'une solution (Service des technologies de l'information).
    • Établir la stratégie de migration des banques de données Lotus Notes (Service des technologies de l'information).
  • Implantation d'une solution permettant la tenue des instances sans papier :
    • Implanter la solution intérimaire choisie pour assurer la tenue du comité exécutif.
    • Selon les résultats de l'appel d'offres « Bureau de demain » et du retour d'expérience du comité exécutif, poursuivre l'implantation de la solution intérimaire à toutes les instances de la Ville ou implanter la solution intégrée dans la nouvelle suite bureautique « Bureau de demain ».
• Chantier d'implantation de la gestion par activités (GPA) :
• Mettre à jour, avec les données réelles 2017, les coûts complets de l'activité déneigement.
• Réaliser des études comparatives de coûts pour des activités spécifiques (prestation en régie versus à contrat).

• Chantier d'augmentation de la productivité du Service du matériel roulant et des ateliers :
• Compléter l'implantation des tableaux visuels de suivi opérationnel et accompagner les employés pour assurer leur utilisation optimale.
• Assurer un suivi périodique des nouveaux processus implantés au cours des 3 dernières années pour assurer le maintien des acquis et l'accroissement des bénéfices.
• Dans le contexte de l'arrivée prochaine d'un logiciel corporatif spécialisé en gestion de l'entretien des actifs (GMAO), compléter le diagnostic des référentiels, puis lancer un appel d'offres pour compléter les référentiels manquants.

• Chantier d'amélioration des processus d'acquisition et d'entretien des immeubles :
• Déployer des tableaux de bord d'indicateurs d'efficience dans 7 unités du Service de la gestion et de la planification immobilière afin de renforcer le pilotage de leur performance.
• Dans le contexte de l'arrivée prochaine d'un logiciel corporatif spécialisé en gestion de l'entretien des actifs (GMAO), compléter le diagnostic des référentiels, puis lancer un appel d'offres pour compléter les référentiels manquants.
• Poursuivre l'accompagnement du Service de la gestion et de la planification immobilière dans l'implantation des opportunités d'optimisation débutées en 2017.

• Chantier d'amélioration du réseau logistique et de la gestion des stocks :
• Effectuer le réaménagement de 7 localisations d'inventaires du Service du matériel roulant et des ateliers comprenant l'identification physique des articles en inventaire et leur entrée au système informatique (modification ou création de près de 8 000 codes).
• Implanter les nouveaux processus d'entrées et de sorties d'inventaire.
• Réaliser une passerelle informatique pour assurer l'échange d'information entre les systèmes MIR et SIMON (Service des technologies de l'information).

• Chantier d'optimisation des activités de déneigement :
• Coordonner la validation et la publication des tableaux de bord de performance des opérations de chargement en régie avec les arrondissements pour la saison hivernale 2017-2018.
• Suivre les opérations des arrondissements pour valider l'application réelle de pistes d'amélioration qui ont été identifiées (et des économies afférentes).
• Croiser les résultats du chantier d'implantation de la gestion par activités avec le rendement constaté par arrondissement afin de faire des recommandations d'amélioration personnalisées.

• Chantier d'optimisation des travaux publics :
• Coordonner les efforts du Service du matériel roulant et des ateliers, du Service des infrastructures, de la voirie et des transports, du Service de l'approvisionnement et des arrondissements pour maximiser les réparations des nids-de-poule pendant la période de blitz (février à mai inclusivement).
• Concevoir les nouveaux processus de production des panneaux de signalisation et coordonner leur implantation.

• Chantier d'optimisation de la gestion vestimentaire (vêtements des cols bleus, cols blancs, professionnels et contremaîtres) :
• Étendre la démarche aux arrondissements pour élaborer des garde-robes standardisées.
• Développer un devis d'appel d'offres visant la gestion intégrée de toute l'offre vestimentaire (Service de l'approvisionnement).
• Développer une identité visuelle harmonisée pour l'ensemble de la Ville (Service des communications).