Rapport annuel 2018 de la vérificatrice générale : Le président du comité exécutif annonce un virage majeur pour améliorer la mise en œuvre des recommandations de la vérificatrice générale
18 juin 2019
Montréal, le 18 juin 2019 - Le président du comité exécutif, M. Benoit Dorais, a présenté les commentaires de la Ville de Montréal en lien avec le rapport annuel 2018 de la vérificatrice générale de la Ville de Montréal, Mme Michèle Galipeau.
« Je tiens à remercier Mme Galipeau et son équipe pour la réalisation de ce méticuleux travail de vérification. C'est avec grand intérêt que nous avons pris acte du rapport de vérification, des constats et des recommandations associées. Nous n'avons pas attendu avant d'agir et nous prenons déjà les moyens nécessaires pour redresser la situation. Nous nous sommes dotés d'un nouvel allié dans cette tâche, le directeur général de la Ville, M. Serge Lamontagne. Il a déjà revu l'ensemble de la structure administrative de la Ville en vue d'optimiser la performance de l'appareil municipal. Je tiens donc à souligner que notre administration accueille favorablement ce rapport de vérification et que, dans un souci d'imputabilité et en toute transparence, nous nous engageons à mettre en œuvre les correctifs demandés. Un suivi rigoureux sera effectué pour nous assurer que les recommandations sont réglées dans les plus brefs délais », a déclaré M. Dorais.
Un virage majeur
La Ville de Montréal a entamé un virage majeur en ce qui a trait au suivi des recommandations de la vérificatrice générale. Un mandat a été donné par l'administration au contrôleur général, Me Alain Bond, afin d'assurer un suivi périodique et rigoureux auprès des unités d'affaires (services centraux, arrondissements) concernant la mise en application de leurs plans d'action élaborés en réponse aux recommandations de la vérificatrice. Pour ce faire, l'administration a autorisé en janvier 2019 la création d'un nouveau poste chez le contrôleur général. Cette personne interviendra auprès de services centraux et des arrondissements pour s'assurer que les actions correctives soient réalisées à la date d'échéance prévue. Ce travail a déjà débuté pour les recommandations des années antérieures à 2018. Le contrôleur général fera rapport à la Direction générale et au Comité de vérification quant à l'avancement et à l'implantation des mesures correctives prévues dans les différents plans d'action.
« Nous avons l'intention de rendre la Ville de Montréal plus performante et de redresser toutes les situations. L'Administration s'engage à mettre en œuvre les recommandations émises dans le rapport. Je me réjouis du fait que le contrôleur général travaille présentement avec la vérificatrice générale pour établir ensemble un processus, une méthodologie et un outil commun pour assurer le suivi des plans d'action », a conclu M. Benoit Dorais.
Les principaux commentaires de la Ville de Montréal en lien avec les rapports d'audit se trouvent dans la fiche technique en annexe du communiqué.
-30-
FICHE TECHNIQUE
COMMENTAIRES DE LA VILLE DE MONTRÉAL PORTANT SUR LES RAPPORTS D'AUDITS DE LA VÉRIFICATRICE GÉNÉRALE (RAPPORT ANNUEL 2018)
1 - Services interunités d'affaires
À la demande de la Direction générale de la Ville, l'arrondissement de Rosemont–La Petite-Patrie a entamé des changements dans la gestion de son service de marquage de sol. En 2018, la direction générale avait mandaté le Service de la performance organisationnelle (SPO) pour accompagner l'arrondissement dans son processus de révision de ses pratiques de gestion. Cette révision a donné lieu à plusieurs améliorations. Avec le soutien du SPO, l'arrondissement réalisera également un bilan sur la qualité et les coûts de services offerts aux arrondissements, ainsi qu'un sondage de satisfaction. L'arrondissement de Mercier–Hochelaga-Maisonneuve se dotera bientôt d'un logiciel pour la gestion de l'inventaire qui inclurait l'envoi automatique d'un sondage de satisfaction. De nouvelles pratiques de gestion pour son service interunité seront implantées. La mise en place des actions correctives, identifiées à la suite du rapport de la vérificatrice, devrait être complétée d'ici la fin de l'année 2019.
2 - Stratégie d'électrification des transports
La mobilité et la réduction des gaz à effet de serre font partie des priorités de l'Administration. La Stratégie d'électrification des transports 2016-2020 vise à contribuer à l'atteinte des cibles de réduction des émissions de gaz à effet de serre de la Ville, autant sur le plan de la collectivité que sur le plan de ses propres activités municipales. La stratégie a porté ses fruits. Les recommandations de la VG renforcent la mise en œuvre de cette stratégie, en assurant une optimisation des dépenses et en favorisant la synergie entre les différents services. Pour assurer une meilleure communication des orientations et des objectifs de la Stratégie, la Ville a revu la gouvernance du comité directeur qui en est responsable. Celui-ci est dorénavant présidé par l'élu responsable, M. Éric Alan Caldwell. Au sein de ce comité, les directeurs des services impliqués sont imputables de leurs actions et en rendent compte à chaque rencontre du comité.
3 - Utilisation des contributions pour fins de parcs
La Ville prendra les moyens nécessaires pour que les dispositions de la Loi sur l'aménagement et l'urbanisme soient interprétées uniformément par tous les intervenants et décideurs. La Ville veut s'assurer également que l'intégralité des contributions reçues pour fins de parcs soient utilisées à ces fins. Une reddition de compte formelle devra être faite par les arrondissements afin d'avoir un portrait global de l'évolution des fonds et de l'utilisation des sommes. Des efforts ont déjà été investis pour améliorer les processus et d'autres améliorations seront apportées.
4 - Évaluation du rendement des fournisseurs et des entrepreneurs
La Ville révisera l'encadrement actuel dans le but d'améliorer la performance du processus d'évaluation du rendement des fournisseurs. La mise à jour de la Directive aura pour objectif d'assurer une meilleure adéquation entre celle-ci et la capacité opérationnelle des unités d'affaires. Cette mise à jour a été confiée au comité de projet d'évaluation des fournisseurs sur lequel siègent des représentants des services et arrondissements. La révision sera complétée en novembre 2019. Mentionnons qu'à ce jour, les dossiers stratégiques et à risque ont été suivis et évalués par les unités d'affaires.
5 - Gestion des travaux d'entretien des immeubles
Les immeubles de la Ville de Montréal sont sains et sécuritaires. Le Service de la gestion et de la planification immobilière (SGPI) a déjà entamé les démarches d'amélioration du service et il redoublera d'efforts afin d'améliorer ses pratiques. Sous l'impulsion de la direction générale, le SGPI a mandaté le SPO afin de réaliser des analyses comparatives de coûts complets pour l'entretien en régie et à contrat des avantages-coûts lorsque le regroupement sera pleinement terminé et opérationnel, soit au début de l'année 2020. Les recommandations résultant de ces analyses pourraient être intégrées en décembre 2020, à la préparation du budget.
Par ailleurs, la Ville a entrepris le redressement du budget de fonctionnement d'entretien. La Ville réinjecte annuellement 2 % de la valeur de son PTI pour le redressement du budget de fonctionnement de l'entretien. Ce montant a été de 2 millions de $ en 2018 et en 2019, pour un total de 4 millions de $. En 2018 et 2019, la Ville a investi plus de 46 M$ annuellement pour l'entretien des immeubles sous la responsabilité du SGPI.
6 - Gestion de l'inclusion de logements abordables
L'amélioration de l'accès aux Montréalaises et aux Montréalais à des logements abordables est un dossier qui s'inscrit dans les priorités de l'Administration. Cette action est mise en œuvre par le biais de la Stratégie d'inclusion de logements abordables. Le rapport d'audit a permis de cibler certaines zones d'amélioration dans l'application de la Stratégie d'inclusion. Certaines actions correctives ont déjà été entreprises avant la publication du rapport. La majorité des actions seront appliquées d'ici la fin de cette année.
Le rapport souligne notamment que, depuis sa création et jusqu'à ce jour, la Stratégie d'inclusion reposait sur une approche incitative car la Ville ne disposait pas des pouvoirs habilitant nécessaires pour adopter une approche réglementée. Le nouveau Règlement pour une métropole mixte, dévoilé le 12 juin dernier, aura pour effet d'éliminer cette approche incitative. Ce règlement définira les contributions à exiger pour tout nouveau projet résidentiel visé, sans égard aux demandes de modifications réglementaires. Il simplifiera la conclusion des ententes et accélérera les mises en chantier de logements abordables.
D'ici à l'entrée en vigueur du Règlement pour une métropole mixte le 1er janvier 2021, il est prévu que la Stratégie d'inclusion soit révisée pour se rapprocher des paramètres du règlement.
7 - Gestion de la sécurité dans les édifices municipaux
La Ville doit améliorer la gestion de la sécurité dans les édifices municipaux et elle entend donner suite à l'ensemble des recommandations pour le bénéfice des citoyens, visiteurs et des employés. Notons que les constats de la VG rejoignent les constats faits à l'interne par la Ville sur la gestion de la sécurité. La Ville et le SGPI sont profondément engagés pour améliorer la gestion de la sécurité dans les édifices municipaux. Le contrôleur général de la Ville de Montréal accompagnera le SGPI dans cet exercice pour certains aspects, dont le cycle d'audit.
Notons que suivant l'entrée en fonction du nouveau directeur général de la Ville de Montréal en 2018, la Ville avait déjà amorcé le travail de redressement avant même le début des travaux d'audit. Ce travail se poursuivra en tenant compte des recommandations formulées. Depuis un an, la Ville a amorcé un virage majeur à l'interne pour redéfinir son approche quant à la gestion de la sécurité. Les actions visent à renforcer la gestion de la sécurité des édifices municipaux en implantant une gestion de la sécurité axée sur la planification, en tenant compte de nouvelles façons de faire et en réalisant une analyse d'un ensemble de risques possibles. Des actions significatives ont été réalisées ou sont en cours de réalisation (révision de la Politique de gestion de la sécurité, constitution d'une équipe de professionnels spécialisés dans les questions de gestion de la sécurité des bâtiments, embauche d'une nouvelle directrice possédant une vaste expérience de travail en sécurité civile et résilience).
8 - Gestion des applications SÉCI, STOP+, Gescour
Des initiatives d'améliorations étaient déjà en cours et d'autres seront implantées, notamment dans le cadre du projet de la cour numérique qui mènera à la modernisation des systèmes informatiques utilisées, à l'amélioration de la gestion des activités de la cour et à l'optimisation des processus d'affaires. Mentionnons l'ajout, dès cette année, de huit spécialistes des technologies de l'information affectés aux opérations de la cour municipale afin de soutenir les systèmes informatiques concernés et le projet de la cour numérique. La Cour municipale de la Ville de Montréal a su, bon an, mal an, bien accomplir sa mission vu la grande qualité de l'engagement et de la compétence du personnel en place. La cour peut continuer de fonctionner sans faille et de façon continue avec les systèmes existants.
9 - Gestion de l'application GEM
La Ville prendra aussi des mesures pour renforcer la surveillance de GEM et son infrastructure. À ce jour, la situation décrite dans le rapport n'a pas eu d'impacts sur les dossiers des citoyens. En ce qui a trait à la solution technologique envisagée pour le remplacement de l'application GEM, le nouvel outil fait partie des projets prioritaires pour la Ville en matière de technologies de l'information. Le lancement de l'appel d'offre se fera dans les prochains mois.