Le président du comité exécutif présente la réaction de la Ville de Montréal portant sur le rapport annuel 2016 de la vérificatrice générale
13 juin 2017
Montréal, le 13 juin 2017 - Le président du comité exécutif, M. Pierre Desrochers, a présenté la réaction de la Ville de Montréal en lien avec le rapport annuel 2016 de la vérificatrice générale de la Ville de Montréal, Mme Michèle Galipeau. Ce rapport a été déposé hier au conseil de ville.
« Je tiens à saluer et à souligner l'importance du travail réalisé dans ce premier rapport préparé sous la direction de Mme Michèle Galipeau, qui est en poste depuis juin 2016. Ce rapport d'audit est essentiel. Il fournit des recommandations qui nous permettent d'améliorer la performance de notre organisation, d'optimiser la qualité des services municipaux et de mettre en place une gestion toujours plus rigoureuse, notamment en matière de contrôle des dépenses. Ce regard critique et indépendant représente un outil indispensable pour notre administration et favorise une gestion toujours plus responsable », a déclaré M. Pierre Desrochers.
Voici les principaux commentaires de la Ville de Montréal quant aux rapports d'audit contenus dans le rapport annuel 2016 de la vérificatrice générale (VG) :
Gestion du programme Transfo-RH Pour assurer le succès de ce programme, plusieurs mesures ont été prises avant le rapport du VG et ont été confirmées par son travail. Le projet a été recadré et a défini une toute nouvelle gouvernance qui inclut notamment une planification détaillée des activités, un processus de reddition de compte rigoureux et une gestion des demandes de changement efficace, adaptée à la réalité de la Ville. L'Administration prévoit lancer un nouvel appel d'offres cet été et prévoit octroyer un contrat au début de l'année 2018.
L'un des enjeux soulevés dans le rapport porte sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels des employés municipaux, dont les policiers. Le Service des technologies de l'information (STI) a mis en place un processus strict de certification de sécurité qui fait partie intégrante du processus de gestion de projets des technologies de l'information. L'appel d'offres prévoit également des clauses spécifiques et obligatoires à cet effet.
Gestion durable de l'eau En ce qui a trait à la gestion durable de l'eau, soulignons que Montréal en a fait l'une de ses grandes priorités. La Ville continue d'investir massivement pour restaurer ses réseaux et réduire les fuites. En 2016, la Ville a investi 91 M$ pour remettre en état ses conduites d'eau, ce qui correspond à une augmentation impressionnante par rapport à l'investissement annuel moyen de 16 M$ des années 2000. Cette ressource fait l'objet d'une préoccupation constante de l'Administration. C'est pourquoi la Ville de Montréal a un plan d'accélération sur 10 ans des investissements, soit un budget de 143 M$ /an, pour la période 2017-2021.
La Ville entend mettre en œuvre plusieurs mesures, notamment :
• l'intégration d'une section spécifique aux objectifs de la Stratégie québécoise d'économie d'eau potable (SQEEP) dans la future version de la Stratégie montréalaise de l'eau; • la tarification de l'eau pour les institutions, les commerces et les industries est la mesure qui aura le plus d'impact pour réduire la consommation. Déjà, plus de 12 000 compteurs sont en opération; • pour ce qui est de la recommandation entourant l'évaluation globale de la mise en place des mesures proposées, un tableau synthèse regroupant les exigences, les résultats et la planification sera préparé pour le prochain exercice de reddition de compte.
Gestion de l'agrile du frêne et de la canopée La Ville est heureuse que la vérificatrice ait souligné les efforts importants qui sont déployés en matière de dépistage et de traitement des arbres touchés. En ce qui a trait au suivi des opérations, le Service des grands parcs, du verdissement et du Mont-Royal produit déjà un état de situation annuel des dossiers de la forêt urbaine. La Ville explore actuellement la possibilité de préparer aux trois ans un document de fond, très complet, qui permettrait de vulgariser l'ensemble du dossier et d'établir les priorités et les orientations.
Le deuxième constat principal visait le traitement des frênes au TreeAzin aux deux ans, tel que recommandé par le fournisseur. Jusqu'à l'an dernier, les applications de TreeAzin étaient distribuées selon les résultats de dépistage de l'agrile, de façon à protéger un maximum de frênes. Les frênes en santé des zones les plus infestés étaient donc traités en priorité pour contenir les foyers d'infestation. Cette année, l'ensemble des frênes sur le domaine public auront été évalués : soit pour recevoir des traitements ou être abattus. Tous les frênes sains, soit environ 60 000, seront traités aux deux ans et compte tenu de la spécificité montréalaise et des objectifs du plan d'action municipal, cette façon de faire demeure la plus efficace.
En ce qui a trait à l'application du règlement 15-040, qui vise notamment les frênes sur le domaine privé, la Ville a mis sur pied un programme d'aide financière qui couvre 50 % des frais de traitement. Cet automne, un nouveau programme de subvention sera lancé pour soutenir les propriétaires qui doivent faire abattre leur frêne. Cette aide s'étendra maintenant à l'abattage et au remplacement des frênes en terrains privés, et la Ville offrira une subvention jusqu'à concurrence de 4000 $ par propriété. D'autre part, près de 17 000 propriétaires de frênes recevront cette année une lettre personnalisée les sensibilisant aux ravages causés par l'agrile, en plus d'une campagne promotionnelle dans les médias.
Système évolué de radiocommunication de l'agglomération de Montréal (SÉRAM) Soulignons qu'avant même que le VG n'entame son audit, la Ville avait déjà effectué son propre examen et a entrepris un redressement majeur du projet. Pour répondre aux préoccupations émises, la nouvelle équipe du STI a identifié plusieurs éléments de redressement. Ils sont déjà entrepris ou en cour. Voici les principaux éléments :
• la mise en place d'un plan de redressement global, avec un suivi serré du fournisseur; • l'ajout d'un plan de relève, au frais du fournisseur, et indépendant du système SÉRAM; • des négociations entreprises avec le fournisseur pour revoir les pénalités liées au niveau de service; • le développement par le fournisseur, et à ses frais, d'un mode minimal opérationnel intégré au SÉRAM; • la révision et l'amélioration des processus de gestion de changement et des incidents.
La Ville poursuivra la mise en œuvre du plan de redressement afin de résoudre les enjeux et d'améliorer la performance du système. Le travail effectué a permis de stabiliser en partie le système. Depuis le début de l'année 2017, il n'y a pas eu des nouvelles pannes, ni aucune période d'indisponibilité du système. Précisons que la sécurité publique des citoyens n'est pas compromise par l'état actuel du système. Le système lui-même, les mesures prévues au plan de contingence et l'application du plan de redressement assurent la continuité des opérations en sécurité publique.
Gestion des feux de circulation Pour ce qui est des constats visant certaines lacunes au niveau de l'inventaire des travaux à réaliser et de la planification des interventions, plusieurs mesures seront mises sur pied par le Service des infrastructures, de la voirie et des transports (SIVT) afin de répondre adéquatement à ces constats. Par ailleurs, une troisième phase de mise aux normes des feux de circulation visant 320 intersections sera déployée afin de compléter les travaux.
En ce qui a trait à la différence des coûts réels du programme de mise aux normes et les coûts annoncés lors de l'adoption du plan de transport en 2008, le VG mentionne que cet écart s'explique en partie par l'ajout de normes internes en cours de programme. Effectivement, plusieurs objectifs ont été ajoutés, entre autres aux feux sonores, aux feux piétons et aux mesures préférentielles pour autobus. S'il y a eu une augmentation des coûts, c'est en grande partie parce que le programme est maintenant plus ambitieux. Afin d'exercer un contrôle accru des dépenses, des rapports seront émis dorénavant pour chaque soumission reçue, et une attention particulière sera portée sur l'explication des écarts de plus de 10 % dans les sommaires décisionnels. Ces rapports plus complets permettront d'établir plus clairement le lien entre les objectifs fixés et les travaux devant être effectués. Ces nouvelles façons de faire permettront au SIVT de mieux évaluer les besoins afin d'atteindre plus efficacement les objectifs visés par le programme de mise aux normes.
Programme Éco-quartier et écocentres Pour ce qui est du programme Éco-quartier, il apparaît pertinent que les arrondissements respectent avec diligence les règles d'approbation des plans d'action des éco-quartiers, et qu'une évaluation de la pertinence des actions déployées soit documentée. D'autre part, la Ville est heureuse de constater que le VG ait jugé que les mécanismes instaurés quant à la gestion des écocentres contribuent à l'atteinte des cibles du plan de développement durable.
Quant au processus d'octroi des contrats pour les écocentres, particulièrement à l'organisme identifié par la lettre «A», rappelons que l'attribution de contrat à cet organisme à but non lucratif s'est effectuée à la suite d'une mise en concurrence avec d'autres organismes ou entreprises, dans le cadre d'un processus d'appel d'offres conforme.
Par ailleurs, au Service de l'environnement, une validation des données de l'ensemble des appels d'offres de 2014 à 2016 est terminée et les correctifs nécessaires ont été apportés dans le système électronique d'appel d'offres (SEAO). Au Service de l'approvisionnement, toutes les informations relatives aux appels d'offres sont en cours de mise à jour dans le SEAO. Un plan d'action a été mis en place afin de s'assurer de la continuité de la mise à jour régulière.
En ce qui a trait à l'estimation des coûts de contrat, bien que tous les documents, incluant les estimés, soient conservés dans les dossiers d'appel d'offres du Service de l'environnement, une procédure sera élaborée pour que le gestionnaire responsable approuve systématiquement, et par écrit, toutes les estimations produites.
Suivi des recommandations antérieures « Les constats qui émanent du rapport contribuent à améliorer le fonctionnement et la gestion de notre ville. Nous y attachons une très grande importance et cet exercice nous permet d'offrir aux Montréalais des services toujours plus performants, ce qui constitue notre plus grande priorité. Comme à chaque année, l'Administration fait un suivi sur la mise en œuvre des recommandations de l'année précédente et des années antérieures. Nous souhaitons mettre l'accent sur la progression des dossiers qui nous apparaissent plus stratégiques pour la Ville. En effet, ce qui compte vraiment, ce sont les actions qui ont été posées et qui font progresser des enjeux significatifs pour la métropole », a commenté M. Pierre Desrochers.
Des réussites qui méritent d'être mentionnées :
• la gestion de la relève des technologies de l'information, auditée en 2015, un dossier majeur et stratégique qui progresse bien;
• au Service de l'eau, par exemple, un mandat de revue des processus et d'élaboration des procédures est en cours, dans le cadre du projet « Infrastructures et outils TI en gestion de l'eau ». Un projet pilote d'analyse fonctionnelle des procédés et des systèmes de contrôle dans l'une des usines de production d'eau a aussi donné des résultats très intéressants, qui pourront être appliqués aux autres usines;
• au Service de sécurité incendie de Montréal, des travaux sont en cours pour moderniser les systèmes de répartition des interventions d'urgence, ce qui en améliore grandement la robustesse;
• au Service des technologies de l'information, le projet « Plans de relève » est en cours et a notamment permis de compléter le plan de relève du Système intégré de gestion de Montréal (SIMON);
• autre dossier majeur en 2014, le Technoparc : la gouvernance de l'organisme et les ententes entre le Technoparc et la Ville ont été revues et ce dossier est maintenant réglé;
• le dossier sur l'entretien des bornes d'incendie progresse bien : l'inspection annuelle de l'ensemble des bornes d'incendie est déjà implantée sur l'ensemble du territoire montréalais;
• l'an prochain, un règlement de délégation sera adopté pour l'entretien des réseaux d'aqueduc et d'égout. Un guide d'entretien rédigé par le Service de l'eau sera également diffusé, ce qui permettra d'uniformiser les pratiques d'entretien des bornes.
Deux autres dossiers majeurs, déposés en 2013, portant sur les contrats de déneigement et de collecte des déchets en arrondissement, dossiers pour lesquels le VG soupçonnait des ententes collusoires, ont aussi été traités avec efficacité. Ces contrats ont été centralisés en 2015 et 2016 respectivement, ce qui a permis de contrer les pratiques collusoires et d'accroître la concurrence. Cette centralisation a entraîné des économies substantielles pour ce qui est de la collecte des déchets. En ce qui a trait au déneigement, une harmonisation des niveaux de service et une meilleure cohérence des opérations en ont résulté.
« Bien sûr, il reste du travail à faire. Notre Administration est fermement engagée, avec l'ensemble des services corporatifs, à continuer d'améliorer le fonctionnement de notre ville et faire de Montréal une métropole toujours plus performante. Cet engagement, nous le prenons envers l'ensemble de nos concitoyens. Au nom de tous mes collègues du conseil municipal, je remercie Mme Galipeau d'avoir mené ce premier rapport d'audit avec diligence et professionnalisme. Il s'agit d'un exercice démocratique essentiel à l'optimisation du fonctionnement de notre appareil municipal. Je peux vous assurer que nous ferons tous les efforts nécessaires pour mettre en place les mesures correctives appropriées qui sont identifiées dans nos plans d'action », a conclu M. Desrochers.