Réaction de la Ville de Montréal portant sur le rapport annuel 2015 du vérificateur général
17 mai 2016
Montréal, le 17 mai 2016 -
Le président du comité exécutif, M. Pierre Desrochers, a présenté la réaction et les commentaires de la Ville de Montréal en lien avec le rapport annuel 2015 du vérificateur général, qui a été déposé hier au conseil de ville.
« Nous accueillons ce rapport et ses recommandations qui viennent s'ajouter à nos outils d'amélioration continue. Depuis notre arrivée à l'hôtel de ville, nous mettons l'accent sur l'amélioration constante de l'appareil administratif, la performance organisationnelle, la rigueur de gestion, le contrôle des dépenses et la qualité des services offerts », a déclaré M. Pierre Desrochers.
Voici la réaction et les principaux commentaires de la Ville de Montréal quant aux huit rapports d'audit contenus dans le rapport annuel 2015 du vérificateur général :
Attribution des contributions financières
Afin d'uniformiser les façons de faire des arrondissements en lien avec les contributions versées en vertu de programme de soutien, la direction générale demandera à la table des directeurs d'arrondissements d'étudier les outils pouvant être développés et mis en place dans le but d'encadrer l'attribution des contributions financières par appels de propositions.
Bien qu'une politique formelle d'admissibilité n'existe pas partout, la Ville rappelle que chaque demande de subvention fait l'objet d'une analyse par la direction concernée afin de s'assurer que l'organisme et l'activité répondent à un besoin des citoyens.
Autorisation de l'Autorité des marchés financiers (AMF)
En ce qui a trait à l'application des décrets et à l'exigence de l'autorisation de contracter de l'AMF, un rappel de la loi et des obligations en matière d'autorisation des marchés financiers a été fait auprès des arrondissements par le Service de la concertation des arrondissements, en collaboration avec le Service des affaires juridiques. Un suivi périodique sera également réalisé afin de s'assurer que les vérifications nécessaires soient effectuées et que les décrets soient appliqués de façon intégrale et uniforme, et ce, à l'égard des contrats où l'application des décrets est requise.
En ce qui a trait à la conformité des sous-entrepreneurs par rapport aux décrets, notons que c'est à l'adjudicataire du contrat (exemple : l'entrepreneur général) de s'assurer du respect de cette obligation légale.
Ententes-cadres de services professionnels en technologies de l'information au Service des TI
La Ville note que le vérificateur général conclut dans son rapport que « de façon générale, les dispositions de la Loi sur les cités et villes et des encadrements de la Ville en matière d'adjudications ont été respectées ». Par ailleurs, la Ville partage le constat du vérificateur visant à mieux définir les besoins organisationnels dans l'acquisition et l'administration des ententes-cadres en matière de services professionnels liées au TI. C'est pourquoi, depuis 2015, le Service des TI a créé une division Performance TI et sourçage dont la responsabilité est précisément la gestion centralisée des ententes-cadres, la gestion continue de la performance des fournisseurs, et le développement des meilleures pratiques auprès des équipes TI.
En ce qui concerne la pertinence des ententes-cadres, les analyses de la Ville permettent de réitérer que la formule des ententes-cadres par lots constitue la meilleure option pour combler les besoins en ressources d'appoint, compte tenu de la flexibilité qu'elles offrent, ainsi que pour pallier le manque d'expertise dans certaines technologies de pointe. Notons que le Service des TI a modifié son modèle d'appel d'offres. Le nouveau modèle publié en novembre 2015 présente plusieurs améliorations qui s'inscrivent dans le sens des recommandations du vérificateur.
Gestion de la relève des technologies de l'information et des communications (TIC)
« L'administration accueille favorablement toutes les recommandations du vérificateur général visant l'amélioration de la gestion de la relève des TIC. Plus que jamais, la vulnérabilité des systèmes et infrastructures des TIC est un enjeu auquel font face les grandes organisations publiques partout dans le monde. C'est pourquoi la Ville partage le constat du vérificateur concernant la nécessité de mettre sur pied un Programme de relève des TIC afin de faire face aux sinistres importants pouvant affecter ses systèmes d'information et ses télécommunications. D'ailleurs, chacune des unités administratives interpellées par le vérificateur a entrepris les démarches visant à mettre en œuvre des actions correctives pour chaque recommandation », a déclaré, M. Harout Chitilian, vice-président du comité exécutif, responsable des technologies de l'information, de la Ville intelligente, de la réforme administrative et de la jeunesse.
La Ville estime que l'absence d'un Programme de relève des TIC au Service des TI ne constitue pas un risque à la sécurité publique, mais représente plutôt un enjeu important pour le maintien des systèmes et infrastructures des TIC, sans lesquels certaines activités institutionnelles de la Ville ne pourraient fonctionner. Dans le cas particulier du Service des TI, soulignons qu'un Programme de relève des TIC est en cours de développement. Ce programme permettra d'implanter les recommandations du vérificateur et d'assurer l'alignement des besoins de la Ville. Présentement, les trois principaux services de sécurité publique (SIM, SPVM, Service de l'eau) ont des mécanismes en place, de concert avec les Service des TI, pour assurer la continuité des opérations et les outils existants en matière de mesures d'urgence garantissant la sécurité des citoyens.
Gestion de l'énergie
L'administration municipale partage le constat du vérificateur général voulant que le Service de la gestion et de la planification immobilière, le Service de l'eau ainsi que neuf arrondissements issus d'ex-banlieues doivent instaurer un processus de reddition de comptes formel et continu devant leur permettre d'apprécier périodiquement le degré d'atteinte des cibles fixées en matière de réduction de la consommation énergique de leurs bâtiments municipaux.
Service de la gestion et de la planification immobilière (SGPI) L'administration souligne que le SGPI a atteint les cibles de son plan d'économie d'énergie 2013-2015. Le SGPI a entrepris une revue de son offre de services et des changements importants seront mis en œuvre dès l'automne 2016. Le service a élaboré un plan d'harmonisation de la facturation énergétique par lequel les factures seraient gérées par le SGPI pour l'ensemble des arrondissements. Le déploiement de ce plan est en cours.
Service de l'eau Par un souci d'amélioration de la performance et pour contribuer à l'atteinte de la cible corporative de réduction des émissions de GES, l'administration municipale s'assurera que le Service de l'eau mette en place un processus d'optimisation des coûts énergétiques prévoyant l'établissement d'objectifs mesurables, l'élaboration de plans d'action, ainsi qu'une reddition de comptes périodiques. Autant avec la mise aux normes des usines d'eau potable qu'avec l'implantation de la désinfection à la station d'épuration, les stratégies sont déjà en développement pour rencontrer ces objectifs.
Le Service de l'eau doit également se donner des outils pour vérifier et analyser l'ensemble des factures énergétiques fournies par les fournisseurs tels qu'Hydro-Québec et Gaz Métro, en vue de s'assurer d'une gestion énergétique efficace et économique.
Notons que la principale consommation énergétique du Service de l'eau n'est pas celle des bâtiments, mais plutôt celle liée aux procédés de traitement. Malgré les débits variables à traiter en fonction de la demande citoyenne et des conditions climatiques, les installations du Service de l'eau effectuent un monitoring intensif et continu dans le but d'assurer un contrôle des coûts variables liés à l'énergie.
Arrondissements L'administration municipale invite les neuf arrondissements à se donner des objectifs mesurables, des plans d'action et des mécanismes de reddition de comptes en vue d'optimiser les coûts énergétiques de leurs bâtiments. L'administration félicite les arrondissements de Saint-Laurent et de Saint-Léonard pour les efforts déployés visant à réduire la facture énergétique.
Gestion des cartes d'achat
Notons que le vérificateur général indique dans son rapport que la Ville a mis en place un mécanisme efficace pour gérer l'utilisation des cartes d'achat et que, dans l'ensemble, une forte proportion des utilisateurs de ce mode de paiement se conforme aux règles édictées par l'encadrement administratif en vigueur et font preuve de bon sens dans la gestion de celles-ci. Les dépenses sont jugées raisonnables et justifiées.
La Ville de Montréal désire favoriser une utilisation accrue de ce mode de paiement, car il permet des économies et offre une bonne flexibilité au plan opérationnel. Ainsi, tous les arrondissements et les services visés s'engagent à respecter les recommandations du vérificateur général. La grande majorité des mesures de vérification sont déjà en place ou le seront à très court terme. Le Service de l'approvisionnement, qui coordonne l'émission des cartes, prend des mesures correctives visant l'amélioration du contrôle des cartes d'achat en circulation et collabore actuellement avec le Service des finances et les unités d'affaires pour bonifier les procédures d'imputation aux livres, dont la ventilation des dépenses.
Gestion des transactions immobilières
En premier lieu, la direction générale s'assurera que les arrondissements transmettent au Service de la gestion et de la planification immobilière (SGPI) leurs besoins en acquisition et disposition de terrains pour satisfaire les besoins de développement futur. D'autre part, à moyen terme, l'administration étudiera la possibilité de regrouper l'ensemble des activités immobilières au sein du SGPI, ce qui lui permettra d'assumer le leadership et la planification nécessaires pour réaliser son mandat.
En ce qui a trait aux activités du Service de la gestion et de la planification immobilière, les actions déjà entreprises s'harmonisent avec les recommandations formulées par le vérificateur général. En conformité avec les grandes orientations de la direction générale, le SGPI a entrepris au cours des derniers mois une réorganisation en profondeur de ses opérations. Ces changements importants seront mis en œuvre dès l'automne 2016. Par ailleurs, compte tenu des nombreuses transactions immobilières conclues par le SGPI chaque année et des enjeux qui y sont associés, un processus d'amélioration continue a été implanté en 2015 et les résultats sont déjà probants.
Gestion des travaux de construction et de rénovation des immeubles de la Ville
L'Administration partage le constat du vérificateur général à l'effet que la Ville de Montréal mette en place des mesures appropriées afin de s'assurer que le Cadre de gouvernance des projets et des programmes de gestion d'actifs municipaux (CGP) soit respecté par l'ensemble des unités d'affaires pour la réalisation des projets assujettis.
À cet effet, une première étape de mise en œuvre a été franchie lors de la modification de la structure organisationnelle du Service de la gestion et de la planification immobilière (SGPI). La seconde étape a consisté en l'implantation d'une culture de gestion de projet par la création d'une équipe dédiée, en mars dernier. À terme, l'administration étudiera la possibilité de regrouper au sein du SGPI toutes les activités reliées à la gestion immobilière, ce qui facilitera l'implantation et le respect de modes de gestion uniformes intégrant les meilleures pratiques.
L'Administration partage également le constat du vérificateur qui recommande à la Ville de mettre en place un cadre de gouvernance pour tous les projets jugés significatifs qui ne rencontrent pas les critères du Cadre de gouvernance des projets et des programmes de gestion d'actifs municipaux, afin d'assurer une saine gestion de l'ensemble des projets immobiliers de la Ville. À cet effet, un cadre de gestion approprié aux projets qui ne rencontrent pas les critères du CGP est en cours d'élaboration et permettra d'uniformiser les pratiques de gestion et de suivi des projets, et ce, peu importe leur envergure. »
Suivi des recommandations du vérificateur général pour les exercices précédents
Les recommandations du vérificateur général font l'objet d'un rigoureux processus de suivi de la part de la Ville de Montréal, à partir de leur formulation jusqu'à leur mise en œuvre. L'Administration a d'ailleurs procédé au dépôt d'un sommaire décisionnel au conseil municipal et au conseil d'agglomération portant spécifiquement sur le suivi du rapport du vérificateur général pour l'exercice terminé le 31 décembre 2014, ainsi qu'un retour sur les exercices précédents.
Dans les rapports pour les exercices 2009 à 2013, le vérificateur général a émis un total de 1123 recommandations. De ce nombre, 923 ont été réglées (82 %).
Pour l'exercice 2014, le rapport du vérificateur général comportait 393 recommandations. De ce nombre, sur la base des statuts attribués par le vérificateur en date du 25 avril 2016, plus de 85 % sont réglées ou en cours de réalisation.
La Ville mentionne qu'à la suite de la mise en œuvre de recommandations formulées en 2014 à l'égard de l'entretien des bornes d'incendies, une directive a été émise et les employés ont été formés afin que la Ville dispose d'un portrait exact de l'état de ses bornes d'incendie. De plus, chaque arrondissement reçoit maintenant mensuellement le portrait à jour de l'état des bornes incendie, incluant le nombre de bornes d'incendie hors d'usage et celles nécessitant des réparations majeures ou mineures. La priorité des arrondissements est la remise en service des bornes incendie hors d'usage.
Quant aux recommandations du vérificateur général à l'égard de l'organisme Technoparc Montréal concernant les pratiques de gestion, de gouvernance et sur la vente de terrains, celles-ci ont déjà presque toutes été réalisées, et ce, moins d'un an après leur formulation.
« Le rapport du vérificateur général vient ainsi, chaque année, nous pousser à améliorer le fonctionnement de notre ville pour la rendre plus performante au bénéfice de tous les Montréalais. Il s'agit d'un exercice exigeant, sans doute, mais à notre avis, absolument indispensable », a conclu le président du comité exécutif de la Ville de Montréal, M. Pierre Desrochers.