Rapport annuel 2014 du vérificateur général de la Ville de Montréal : l'administration Coderre-Desrochers accueille les recommandations et poursuit l'analyse détaillée du rapport du vérificateur général
16 juin 2015
Montréal, le 16 juin 2015 -À la suite du dépôt du document au conseil municipal, le président du comité exécutif de la Ville de Montréal, M. Pierre Desrochers, accueille au nom de l'administration Coderre le rapport annuel 2014 du vérificateur général de la Ville de Montréal.
« Nous accueillons les recommandations du vérificateur général de la Ville de Montréal contenues dans son rapport annuel. Un tel rapport fait partie intégrante des outils d'amélioration continue de la Ville. Rappelons que nous visons à améliorer la performance de la Ville, et c'est pourquoi nous avons créé le nouveau Service de la performance organisationnelle. Ce rapport est un outil supplémentaire pour optimiser le fonctionnement de la Ville et des arrondissements », a déclaré M. Pierre Desrochers.
Voici les principaux commentaires de la Ville de Montréal quant aux différents rapports de vérification contenus dans le rapport annuel du vérificateur général (VG) :
Entretien des bornes d'incendie La Ville accueille favorablement l'ensemble des recommandations du vérificateur général quant à l'entretien et à la collecte d'information sur l'état des bornes d'incendie. Bien que le nombre de cas de non-fonctionnement de bornes d'incendie répertorié s'avère un problème qui est loin d'être généralisé, le Service de sécurité incendie de Montréal (SIM) indique qu'il existe des mesures alternatives afin d'assurer le même niveau de service aussi rapidement. Cependant, il demeure impératif que les bornes d'incendie sur l'ensemble du territoire de l'agglomération de Montréal soient systématiquement entretenues par les Services des travaux publics et de l'eau et que leur état soit connu auprès des utilisateurs.
La Ville de Montréal prend la situation au sérieux et mettra rapidement en œuvre les mesures correctives nécessaires pour redresser la situation. Parmi les gestes importants à faire à court terme, mentionnons :
• Mettre en place un règlement de délégation de pouvoirs distincts (incluant un guide d'entretien standardisé) pour assurer l'entretien préventif systématique de toutes les bornes d'incendie; • Mettre en place de façon progressive l'application mobile (2015-2018) pour permettre la saisie des données d'inspection en temps réel; • Développer un encadrement administratif visant à officialiser le processus de signalement des bornes d'incendie hors d'usage; • Donner la formation aux employés de la Ville de Montréal et valider la possession des certificats de qualification P6b délivrés par Emploi-Québec (régie et externe); • Mettre en place un programme visant à informer les propriétaires de bornes d'incendie privées de leurs responsabilités.
Gestion des ententes d'achat La Ville désire faire en sorte que toutes les ententes-cadres soient utilisées à leur plein potentiel par les services corporatifs et les arrondissements afin de réaliser des économies d'échelles encore plus importantes. Afin de favoriser l'approvisionnement par les ententes d'achats collectives, le Service de l'approvisionnement (SAPP) a déjà implanté des mesures correctives dans le cadre du déploiement du volet « Approvisionnement avancé », lequel fait partie du projet « Harmonisation et automatisation des processus ». Par ailleurs, afin de mettre en place les recommandations additionnelles du VG et de répondre aux besoins des différents intervenants, tel qu'indiqué dans son plan d'action, le SAPP va améliorer ses systèmes informatiques, les outils de communication seront bonifiés et l'information transmise portant sur chaque entente-cadre sera précisée et améliorée.
La Ville procédera à une standardisation des processus et des procédures. En ce qui a trait aux appels d'offres, dans un souci d'efficacité, la Ville entend considérer une plus grande centralisation et harmonisation des appels d'offres afin de réaliser un meilleur contrôle des activités d'achat.
Quant à la plateforme web du SEAO, le SAPP a fait des représentations en 2011 auprès du Ministère des affaires municipales afin de lui demander d'apporter certaines modifications pour faire en sorte que l'inscription des données dans le système SEAO soit plus facile à effectuer et plus complète pour les utilisateurs de la Ville. À terme, la Ville indiquera sur le SEAO toutes les informations sur la dépense finale à l'étape du contrôle.
Gestion des stocks Quant à la sécurisation des biens et des lieux d'entreposage, il est à noter que 80% de la valeur des biens sont déjà sécurisés. Des mesures correctives seront mises en place, en lien avec les recommandations du VG, afin de remédier aux situations jugées problématiques.
Par ailleurs, la Ville diffusera prochainement des directives afin de préciser les mesures à prendre dans le but de mettre en œuvre les recommandations du vérificateur général, notamment :
• Le renforcement et l'harmonisation des pratiques, ainsi que la formation des intervenants afin d'augmenter la cohérence des actions et des façons de faire;
• le SAPP fera un portrait des lieux d'entreposage, bonifiera les encadrements pour inclure le volet de sécurisation des biens et établira des moyens plus appropriés pour la sécurisation des lieux d'entreposage. Le service fera une mise à jour des documents pertinents, veillera à ce que la reddition de comptes y figure et s'assurera de l'application des règles de sécurisation des lieux d'entreposage;
• la Ville procédera à une révision de la politique d'approvisionnement et s'assurera que les objectifs énoncés dans la politique soient appliqués. Elle mettra en place un registre d'inventaire permanent en ce qui concerne les dépôts.
Afin de répondre aux recommandations du VG, le Service de l'approvisionnement (SAPP) prendra les mesures suivantes :
• Création d'un comité de coordination pour la révision complète et la mise à jour des documents suivants : Guide de référence en gestion des stocks; Directive sur la comptabilisation des inventaires; Guide des procédures de fin d'exercice financier;
• Mise à jour de la politique d'approvisionnement pour préciser ses responsabilités en matière d'unités mobiles, selon le nouveau modèle d'affaires;
• Diffusion de la Politique d'approvisionnement et veiller à ce que les objectifs énoncés soient appliqués par toutes les unités d'affaires;
• Création d'un comité de coordination pour la révision et la mise à jour du Guide de référence en gestion des stocks.
Conformité aux lois et aux règlements Afin de mettre en œuvre les recommandations du VG portant sur le Règlement sur l'occupation temporaire du domaine public, les arrondissements de Ville-Marie et de Côte-des-Neiges—Notre-Dame-de-Grâce ont tous deux déposé un plan d'action prévoyant les mesures correctives nécessaires.
Dans le cas de l'arrondissement de Ville-Marie, ce plan d'action propose un renforcement de la réglementation, une vigilance accrue et une attention particulière aux dossiers liés aux deux règlements municipaux cités par le rapport du VG. L'une des actions prioritaires consistera à revoir l'application informatique permettant de garder les traces des interventions et des actions de contrôle. D'autre part, puisqu'il est question de l'occupation du domaine public, le SPVM participera également à cet effort. Ainsi, les arrondissements et le SPVM uniront leurs efforts afin de rétroagir et d'intervenir sur les chantiers en infraction. Lorsque les inspecteurs se présenteront sur les lieux, ils vérifieront si le chantier ou l'événement détient un permis d'occupation temporaire du domaine public et si les conditions du permis sont respectées.
En ce qui a trait au Règlement sur la protection des bâtiments contre les refoulements d'égout, la Ville s'assurera de l'application du règlement dans l'ensemble des arrondissements et de façon uniforme. La Ville rappelle que le respect de ce règlement incombe avant tout aux propriétaires d'immeubles qui doivent assurer l'entretien et la conformité de leur immeuble.
Gestion de la continuité des affaires La Ville de Montréal estime que l'absence de plans de continuité des affaires à la Ville de Montréal ne constitue pas un risque à la sécurité du public, mais représente plutôt un enjeu important pour le maintien des services à la population lorsqu'un sinistre affecte les opérations. Rappelons qu'au cours des années, le Centre de sécurité civile (CSC) a développé une connaissance des risques à la Ville de Montréal. Ainsi, une expertise et des outils tels des plans de mesure d'urgence ont été élaborés pour garantir la sécurité des citoyens. Mentionnons qu'en matière de sécurité civile, Montréal est reconnue pour son expertise et son leadership alors qu'elle a été admise en décembre dernier dans le réseau d'élite international des 100 Villes résilientes (100VR) de la Fondation Rockefeller.
La Ville est déterminée à sortir du cadre de la réponse d'urgence pour développer une réelle culture de résilience qui lui permettra de mieux anticiper, réagir et apprendre des sinistres majeurs et des situation exceptionnelles. Le développement de programmes de continuité des affaires pour l'appareil municipal s'inscrit donc en complémentarité avec les outils existants de mesures d'urgence. Dans ce contexte, la Direction générale de la Ville de Montréal a mandaté le Centre de sécurité civile (CSC) pour produire l'encadrement requis au développement des programmes de continuité des affaires des services corporatifs de la Ville. Une vision intégrée et une coordination efficace de l'ensemble des services audités dans le rapport du VG devront être développées par le CSC.
Collecte et transport des matières recyclables en régie L'Administration partage le constat à l'effet que la Ville doit mettre en place des mécanismes périodiques de suivi et d'évaluation de la performance, du coût et des économies potentielles engendrées par cette activité. Des rapports de gestion seront périodiquement produits en regard à cette activité (en régie comme à contrat) afin d'informer les élus de l'évolution des coûts et de s'assurer que la stratégie opérationnelle choisie représente la solution la plus efficiente. Cette reddition de comptes intégrera l'ensemble des coûts pertinents et des aspects qualitatifs reliés à cette activité.
D'autre part, soulignons que le Service de la performance organisationnelle effectue présentement une analyse du coût de gestion de cette activité, et ce, dans le cadre du chantier « Accroissement de l'efficience des activités liées aux matières résiduelles ». Cela permettra de connaître les coûts entiers de cette activité pour la Ville.
Par ailleurs, rappelons qu'en vertu de la Réforme financière des arrondissements, la ville-centre implantera, de concert avec les arrondissements, un mode de gestion intégrée des matières résiduelles. Ainsi, l'octroi des contrats pour la collecte et le transport des matières recyclables relève de la ville-centre, avec délégation aux arrondissements du suivi des contrats et des activités opérationnelles en régie.
Impartition des services de télécommunications Le Service des technologies de l'information (STI) et le Service des finances ont présenté une reddition de comptes au comité exécutif avec la présentation publique « Cadre financier des télécommunications ». Rappelons que ce contrat octroyé à Telus en 2008 pour une période de 10 ans valait 42,1 M$ auxquels s'ajoutait une contingence de 8,4 M $, pour un total de 50,5 M$ avant taxes. Tel qu'indiqué lors de la reddition de comptes, puisque le montant du contrat avec contingence et avant taxes est de 50,5 M$, il faut conclure que les frais imprévus sont de 8 M$. Selon les projections de la Ville, les crédits alloués pour ce contrat seront épuisés vers la fin de l'année 2016. Le contrat de transmission de données sera donc échu à l'automne 2016 en raison de l'utilisation de l'ensemble des crédits alloués. Les écarts financiers constatés sont dus aux éléments suivants : la sous-évaluation importante des besoins; le réseau des télécommunications du SPVM n'a pas migré vers le modèle « à la prise » comme le reste de la Ville (pour des raisons de sécurité propres au SPVM); des achats et maintenance pour le service Wi-Fi sécurisé dans les édifices de la Ville; la mise en place de fibre optique.
Quant aux prochaines étapes du dossier, la Ville statuera sur les orientations stratégiques à prendre en matière de télécommunications et lancera, à l'automne 2015, un nouvel appel d'offres pour la transmission de données. Cet exercice mènera à l'octroi d'un contrat pour la transmission de données à l'hiver 2016. Par ailleurs, une reddition de comptes annuelle aura lieu au comité exécutif sur la télécommunication.
Gouvernance des technologies de l'information La Ville a entrepris un important virage vers les nouvelles technologies afin de rattraper le retard pris dans la modernisation des outils et des infrastructures technologiques. Un processus a été lancé et est présentement en cours afin d'améliorer la gouvernance et l'efficacité des technologies de l'information à la Ville, ainsi que la performance du Service des technologies de l'information (STI). En 2014, la Ville a procédé à la nomination d'un nouveau directeur de service et, en 2015, a annoncé une nouvelle structure de gestion au STI qui comporte des directions qui seront responsables de la relation d'affaires avec les unités bénéficiaires des services du STI, et ce, dans le but de s'assurer que les services offerts par le STI répondent aux besoins stratégiques de la Ville. Cette nouvelle structure de gouvernance du STI inclut des divisions et des responsabilités qui permettront d'adresser ces éléments soulevés dans le rapport du VG :
• Division d'architecture et de sécurité : Responsabilité d'assurer un alignement de l'architecture et de la sécurité pour l'ensemble des domaines de la Ville.
• Direction du bureau de projet : Responsabilité de gérer la gouvernance des projets au PTI, incluant la reddition de comptes. Le bureau a également la responsabilité de gérer la gouvernance des investissements des plans de trois ans du PTI, par le Comité stratégique des technologies de l'information (CSTI).
• Division performance TI : Responsabilité d'assurer un contrôle et un suivi indépendant de l'ensemble de la gestion contractuelle des TI, incluant la gestion des ententes cadres en services professionnels.
• Division contrôle et amélioration continue : Responsabilité d'assurer la gouvernance des processus TI et l'amélioration continue.
Par ailleurs, un premier plan de gouvernance des technologies de l'information sera produit en janvier 2016, à la suite de la mise en place de la nouvelle structure du STI en 2015.
Gestion des contributions financières Quant au respect de la conformité à l'article 107.9 de la Loi sur les cités et villes, la Direction générale estime que dans le cadre des systèmes de gestion actuellement en usage, les gestes requis pour réaliser cet objectif ont été faits. Par ailleurs, le Service des finances a été mandaté pour s'assurer que le prochain système de comptabilité financière permette d'atteindre cet objectif.
Comme elle l'a fait en 2014, la Direction générale établira la liste des organismes ayant reçu une subvention annuelle de plus de 100 000 $, en y incluant cette fois les subventions octroyées par les conseils d'arrondissement. La liste sera transmise aux unités concernées pour qu'elles s'assurent que les organismes visés donnent suite à cette exigence légale (production des états financiers vérifiés) et à la résolution du conseil (dépôt des rapports annuels), le tout dans l'esprit d'assurer une saine reddition de comptes au regard des fonds publics consacrés aux subventions. La liste sera également déposée au greffe.
Quant à la présence d'employés de la Ville à titre d'administrateurs au conseil d'administration des organismes, en ce qui concerne les fonctionnaires, la Direction générale émettra une directive en vertu de laquelle aucun fonctionnaire ne pourra siéger en tant qu'administrateur au sein du conseil d'administration d'un organisme subventionné par la Ville. Quant à la présence d'élus, le président du comité exécutif a été informé du contenu de cette recommandation, pour considération et décision ultérieure.
D'autre part, en ce qui a trait à l'élaboration d'un Guide sur la gestion des contributions versées à des organismes, la Direction générale fera produire un tel guide de gestion.
Quant aux autres recommandations visant divers services corporatifs et arrondissements, des actions correctives seront entreprises par l'unité administrative visée par la recommandation.
Technoparc Montréal (TM) Dès la réception du rapport, le directeur général de la Ville de Montréal et le directeur du Service du développement économique (SDÉ) ont étudié le dossier. Ils ont chacun transmis au VG un plan d'action qui indique les gestes qui seront faits à court et moyen termes afin de corriger certaines situations mentionnées dans le rapport. À court terme, l'objectif de la Ville est de renforcer la gouvernance et la gestion administrative de l'organisme Technoparc Montréal (TM). La direction générale collaborera avec la direction de TM pour revoir les règles de gouvernance de l'organisme.
En ce qui a trait au contrat de gestion conclu avec TM et le processus de reddition de comptes de cet organisme, plusieurs mesures seront prises. Un contrat de gestion modifié, précisant les documents pertinents que Technoparc Montréal devra fournir pour assurer le suivi des activités, sera présenté aux instances pour approbation. Des cibles de performance seront établies et un processus annuel de reddition de comptes sera établi. La première reddition de comptes aura lieu un an après la réalisation des deux points précédents. Le SDÉ a été désigné comme responsable du dossier.
En ce qui concerne la composition du conseil d'administration de TM, la Direction générale s'assurera qu'aucun fonctionnaire ne puisse éventuellement détenir un poste d'administrateur au CA de TM. Un fonctionnaire ne pourra être qu'observateur.
En ce qui a trait aux conditions de vente des terrains et au processus d'approbation, la direction générale confie au SDÉ, en concertation avec le Service de la gestion et de la planification immobilière de la Ville, le mandat d'assurer la mise en œuvre de cette recommandation du VG.
Dans un souci d'harmonisation des actions, le SDÉ réexaminera l'adéquation des actions du plan stratégique de Technoparc Montréal avec les orientations retenues dans le plan d'action économique de la Ville de Montréal. Des rencontres semestrielles auront lieu entre le SDÉ et TM afin de conserver les alignements des plans d'action et les responsabilités d'exécution.