Modernisation du parc informatique et de l'environnement bureautique : la Ville de Montréal lance une demande d'information publique pour concrétiser son virage technologique
8 avril 2015
Montréal, le 8 avril 2015 - Afin de concrétiser le nécessaire virage technologique au sein de l'administration municipale, la Ville de Montréal lance une demande d'information publique auprès des intervenants de l'industrie des technologies de l'information (TI) pour recueillir des renseignements sur les outils bureautiques, de collaboration et de gestion électronique des documents.
Une demande d'information (aussi appelé RFI pour Request For Information) a pour objectif d'évaluer la faisabilité de solutions sur un plan technique et financier. Elle permet de réunir les éléments nécessaires à l'élaboration de solutions techniques et d'explorer différents schémas financiers et cadres contractuels qui pourraient les supporter. Cette démarche s'inscrit dans le cadre des projets connus sous le nom du « Bureau de demain » et de « gestion documentaire » qui consiste à moderniser l'environnement bureautique et le parc informatique utilisé par les employés municipaux.
« Nous avons pris des initiatives concrètes pour faire de Montréal un leader parmi les villes intelligentes et numériques. Avec cette demande d'information, nous désirons obtenir des renseignements additionnels en complément des informations obtenues par la Ville au cours des derniers mois dans le cadre de notre processus interne de veille technologique. Il ne fait aucun doute que pour améliorer la performance organisationnelle de la Ville et offrir des services plus efficaces à la population, nous devons réaliser un virage technologique à l'interne, déployer de nouvelles technologies incluant les logiciels libres, tout en cherchant des moyens d'optimiser nos coûts d'exploitation. J'invite donc tous les partenaires de l'industrie des TI à participer à ce processus, qu'il s'agisse de start-up, de développeurs de logiciel, de grandes firmes ou d'autres types d'organisations », a déclaré M. Harout Chitilian, vice-président du comité exécutif, responsable des technologies de l'information, de la ville intelligente, de la réforme administrative et de la jeunesse.
Cette demande d'information a pour objectif d'aider la Ville à se renseigner sur certains aspects fonctionnels et technologiques touchant les solutions de courrier électronique, de collaboration, de suite bureautique et de gestion électronique des documents disponibles sur le marché, et ce, dans le cadre d'un projet d'acquisition et de déploiement corporatif.
Les solutions technologiques devront répondre aux besoins d'affaires suivants :
définir les métriques permettant d'optimiser les coûts de prestation des services TI et, à plus long terme, les frais d'exploitation;
améliorer la performance organisationnelle avec les outils de travail, la mobilité, la collaboration et l'accès aux systèmes;
permettre une plus grande mobilité en favorisant l'accès multiplateformes (dispositifs informatiques agnostiques);
assurer et améliorer l'intégration et l'interopérabilité des services informatiques;
améliorer les processus de gestion de l'information;
rationaliser les achats et les mises à jour (matériel et logiciel);
améliorer la gestion des documents;
assurer la continuité des affaires;
automatiser les processus documentaires.
L'ensemble des unités administratives, services et arrondissements seront visés par les projets « Bureau de demain » et de « gestion documentaire (GED) ». Mentionnons qu'on dénombre environ 18 000 utilisateurs des outils bureautiques de productivité à la Ville (courrier électronique, collaboration et suite bureautique). Quant au projet GED, on prévoit initialement environ 2700 utilisateurs et une volumétrie de plus de 3 millions de documents. La Ville évalue également les opportunités offertes dans le domaine du libre et l'utilisation, partielle ou en totalité, de services gérés à l'interne ou à l'externe. La langue d'utilisation des systèmes devra être le français.
« Ce processus de demande d'information nous permettra, entre autres, de confirmer nos constats et orientations à l'égard de certaines solutions, de communiquer les réalités de la Ville pour valider la compatibilité de l'alignement stratégique et d'élaborer l'architecture de solution la plus appropriée au contexte de la Ville », a ajouté M. Harout Chitilian.
Le document détaillé intitulé « Demande d'information sur les outils bureautiques, de collaboration et de gestion électronique des documents » est disponible sur le site web du système électronique d'appel d'offres, à l'adresse suivante : www.seao.ca . La période de participation à ce processus est du 8 avril au 6 mai 2015. La demande d'information ne constitue ni une qualification, ni un appel d'offres, ni un quelconque engagement de la Ville de Montréal à lancer ultérieurement un appel d'offres.