Rapport annuel 2013: l'Administration Coderre-Desrochers accueille favorablement les recommandations du vérificateur général
17 juin 2014
Montréal, le 17 juin 2014 - Le président du comité exécutif de la Ville de Montréal, M. Pierre Desrochers, accueille favorablement les constats et les recommandations du vérificateur général (VG) contenus dans son rapport annuel 2013. Ainsi, l'Administration Coderre-Desrochers entend mettre en œuvre le plus rapidement possible les recommandations du vérificateur et souligne que plusieurs d'entre elles sont déjà implantées par les divers services corporatifs et arrondissements.
« Cet exercice de transparence et de démocratie municipale vise à rendre notre métropole encore plus performante et plus efficace, afin que les citoyens obtiennent les meilleurs services aux meilleurs coûts. Nous avons entrepris une vaste réforme administrative et les constats du VG s'inscrivent dans un processus d'amélioration continue et seront un élément de plus pour nous guider dans les changements que nous devons apporter afin de nous doter d'une administration municipale qui répond aux besoins et attentes des citoyens. Nous accueillons favorablement ce rapport et nous mettrons rapidement en œuvre les recommandations qu'il contient », a déclaré M. Pierre Desrochers.
Voici les réactions de la Ville de Montréal quant aux principaux rapports de vérification du vérificateur général.
Contrats relatifs aux opérations de déneigement de 2005 à 2013
Bien que l'administration municipale ait grandement resserré ses règles en matière d'octroi de contrats au cours des dernières années, l'existence possible de certaines pratiques collusoires en matière de déneigement préoccupe la Ville au plus haut point. Dès réception du rapport, le directeur général de la Ville de Montréal a transféré le dossier au Bureau de l'inspecteur général pour étude et enquête afin de confirmer ou d'infirmer l'existence d'activités de collusion dans l'industrie du déneigement. La Ville de Montréal offre toute sa collaboration à l'inspecteur général pour lui permettre de mener à bien son enquête.
Par ailleurs, un guide de rédaction des sommaires décisionnels est actuellement en cours d'élaboration. Cet outil additionnel fournira aux arrondissements l'information devant être soumise aux instances décisionnelles locales.
Enfin, la Ville établira des indicateurs de gestion permettant de comparer le prix payé d'un arrondissement à l'autre. L'établissement de ces indicateurs permettra de déceler rapidement d'éventuelles anomalies et procurera l'assurance de l'obtention des meilleurs prix.
Contrats de collecte et de transport des matières résiduelles - déchets d'origine domestique et matières recyclables - de 2005 à 2013
Là encore, les constats du VG sont préoccupants. Comme pour les contrats de déneigement, le dossier a été transmis dès sa réception au Bureau de l'inspecteur général pour étude et enquête afin de confirmer ou d'infirmer l'existence d'activités de collusion pour les contrats de collecte et de transport des matières résiduelles.
Par ailleurs, des actions immédiates ont été prises afin de donner les suites appropriées aux 2 autres recommandations du vérificateur général en lien avec la collecte et le transport des déchets d'origine domestique et des matières recyclables. Ainsi, depuis décembre 2013, le Service des infrastructures, du transport et de l'environnement a entrepris d'établir le portrait global des contrats concernant la collecte et le transport des déchets d'origine domestique et des matières recyclables adjugés par l'ensemble des arrondissements. Cette action sera réalisée annuellement, et le portrait sera transmis aux membres du comité exécutif et aux membres du conseil municipal dans le but de les sensibiliser quant à la répartition des contrats sur le territoire de la Ville.
Enfin, le Service de la performance organisationnelle dressera un certain nombre d'indicateurs sur le coût des activités de collecte et transport des déchets et des matières recyclables, afin de faciliter la comparaison entre les arrondissements et de développer une stratégie pour l'obtention de meilleurs prix.
Inspection des aliments en vertu de l'entente avec le ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation du Québec (MAPAQ) et projet pilote de cuisine de rue
En ce qui a trait au volet « Inspection des aliments en vertu de l'entente avec le MAPAQ », la Ville de Montréal applique rigoureusement la méthodologie d'inspection mise de l'avant par le MAPAQ. La Ville est soucieuse d'utiliser des outils de gestion performants afin d'assurer une amélioration continue de ses processus d'inspection des aliments. Ainsi, des améliorations graduelles dans la prestation de service ont été apportées par la Division de l'inspection des aliments au fil des années. Les plans d'action déployés à la suite des audits du vérificateur général ont contribué à ce que nos outils puissent orienter les inspecteurs vers les interventions prioritaires et nous permettre d'ajuster nos priorités au jour le jour de façon dynamique.
D'autre part, soulignons que l'introduction de nouveaux paramètres à contrôler et l'application rigoureuse de la méthodologie d'inspection basée sur le risque a eu pour effet d'augmenter la durée moyenne d'une inspection de 59 à 83 minutes. Plus précises et plus sévères que jamais, les inspections prennent désormais plus de temps à effectuer. Cela explique la baisse du nombre d'inspections réalisées annuellement. L'entente 2013-2014 avec le MAPAQ a d'ailleurs été ajustée pour refléter cette réalité
En ce qui a trait au volet « Projets pilotes de cuisine de rue », l'arrondissement de Ville-Marie a intégré les recommandations du vérificateur général dans la planification du projet de l'été 2014. Ainsi, parmi les mesures prises, notons la mise en place de mesures coercitives en cas de non respect du règlement : aménagement du camion, propreté, bruit, respect du concept culinaire proposé au comité de sélection. Ces éléments font partie du cadre normatif et du processus de sélection des restaurateurs. De plus, pour obtenir son permis, parmi plusieurs exigences, un restaurateur de rue doit faire la preuve qu'il exploite une cuisine de production à Montréal et qu'il possède un permis en règle du MAPAQ.
Au même titre qu'elle le fait pour les autres établissements alimentaires, la Ville poursuivra l'inspection des véhicules de cuisine de rue dans le cadre de son programme annuel d'inspection afin d'assurer l'innocuité et la qualité des aliments préparés, servis et vendus aux consommateurs.
Gestion des licences d'utilisation des logiciels
La Ville entend prendre toutes les mesures nécessaires pour renforcer le cadre de contrôle des licences d'utilisation des logiciels. La Direction générale et le Service des technologies de l'information ont présenté un plan d'action visant à renforcer le cadre de contrôle, la normalisation des logiciels commerciaux, les demandes d'accès aux applications et la création d'une réserve de désuétude technologique.
Ainsi, la Ville amendera prochainement la directive concernant le Droit d'auteur en matière de logiciel afin de refléter la nouvelle orientation de gestion des logiciels. En collaboration avec la DGA à la concertation des arrondissements, le Service des technologies de l'information développera un modèle d'affaires pour le soutien des ordinateurs de toutes les unités administratives afin d'assurer le respect du droit d'auteur en matière de logiciel à l'échelle de la Ville. Une plus grande imputabilité et une reddition de compte annuelle permettront de suivre de façon plus serrée la gestion de ce dossier.
Sécurité des réseaux sans fil
Soulignons d'entrée de jeu que le vérificateur général indique dans son rapport que « globalement, les réseaux sans fil sont adéquatement protégés ». Par ailleurs, même si aucun cas de perte d'information confidentielle ou de perte de renseignements personnels n'a été recensée par la Ville ou par le vérificateur, ni autrement signalé, la Ville prend très au sérieux les constats et les recommandations contenus dans le rapport. La Ville mettra en œuvre le plus rapidement possible ces recommandations, soit d'ici l'automne.
Mentionnons que la mise en place du projet du réseau sans fil sécurisé, en cours de déploiement dans les sites de la Ville et du réseau des bibliothèques de la Ville de Montréal, corrige le problème de gestion de la sécurité. D'autre part, la Direction générale et le Service des technologies de l'information ont été mandatés pour revoir et resserrer le processus de détection des réseaux sans fil non autorisé, dans le but de supprimer ces réseaux non autorisés et non sécurisés, ainsi que leur accès. Des mesures seront aussi prises par le STI et les arrondissements visés concernant les points d'accès sans fil et les protocoles de sécurité.
La Ville tient à rappeler que les projets (avec ou sans renseignements personnels à protéger) sont suivis par plusieurs mécanismes et standards, notamment des études de risques, études d'impacts, études de mesures de mitigation et à plusieurs niveaux (sécurité de l'information, sécurité technologique).
Surveillance de la qualité de l'air intérieur des bâtiments municipaux
La Ville, en tant que gestionnaire responsable, a à cœur l'environnement que procure son parc immobilier à ses citoyens et employés, notamment en ce qui a trait à la qualité de l'air intérieur (QAI). En plus d'appliquer les diverses sources législatives de normalisation dictant les responsabilités et obligations applicable en matière de QAI, la Ville applique le Règlement sur le bâtiment, stipulant que le Code national du bâtiment – Canada 2010 s'applique à la Ville avec des modifications (ajouts) précisant notamment les exigences associées à la conception, à la construction des bâtiments et à la mise en place de certaines composantes de ventilation. De plus, une norme intitulée « Gestion et contrôle de l'énergie dans les bâtiments municipaux » a également été instaurée pour notamment standardiser les températures de l'air (climatisation et chauffage) et de l'eau dans les locaux et bâtiments de la Ville, afin de rationaliser la consommation énergétique, tout en contribuant au bien-être des occupants.
À la lumière de ce rapport, un plan d'action a été mis en place et plusieurs recommandations ont été prises en charge par les différentes unités du Service de la planification et de la gestion immobilière, de même que par les arrondissements concernés par l'audit, afin de solutionner chacune des lacunes soulevées.
Activités des laboratoires - Contrôle qualitatif des matériaux et expertises
Considérant que 95% des dossiers de contrôle qualitatif sont confiés à des laboratoires externes privés, la Ville accueille favorablement les recommandations du vérificateur et s'engagent à apporter les corrections nécessaires à brève échéance. Le redressement de la situation qui s'impose sera fait promptement afin de garantir aux citoyens qu'ils payent le juste prix pour des travaux qui rencontrent les exigences minimales de la Ville et qui sont exécutés selon les règles de l'art. En conséquence, une réponse favorable a été donnée au vérificateur général pour chacune des recommandations contenues dans ce rapport.
De plus, le Service des infrastructures, de la voirie et des transports a déjà entrepris des actions qui répondent à plus de 9 des recommandations du vérificateur. La majorité des mesures de corrections requises seront implantées cette année. Quatre mesures de corrections exigeront plus de temps à déployer, mais seront complétées d'ici le mois de février 2015, soit : l'implantation d'un registre de non-conformité, la mise à jour des cahiers de prescriptions normalisées, la revue des encadrements existants et l'instauration d'un programme d'audits ponctuels des projets.
Bris de conduite d'aqueduc
L'Administration partage les préoccupations du vérificateur général au sujet de l'actualisation des données du Plan d'intervention (PI) car seule l'obtention de données exhaustives et fiables permettra à la Ville d'investir au bon endroit, au bon moment et de la meilleure façon possible. Pour freiner la détérioration de nos conduites d'eau vétustes et améliorer nos niveaux de services, il faut pouvoir évaluer avec précision leurs états de façon à pouvoir établir les priorités d'intervention propre à chacun des réseaux.
Dans ce contexte, les observations et recommandations du vérificateur permettront au Service de l'eau d'améliorer le PI dont l'actualisation est essentielle pour assurer la pérennité de cet outil et garantir son retour sur l'investissement. En conséquence, la Ville s'engage à accompagner les unités d'affaires dans cette période de transition et à apporter les ajustements nécessaires à l'actualisation du PI.
Conformité aux lois et aux règlements
Concernant l'examen du vérificateur général de la Loi sur l'aménagement et l'urbanisme, ainsi que les règlements municipaux appliqués par les arrondissements relatifs à la contribution aux fins de parcs, de terrains de jeux et d'espaces naturels (Règlement 02-065 relatif à la délivrance de certains permis de construction), des mesures seront prises afin que la Ville et ses arrondissements ne subissent aucun manque à gagner en raison de lacunes dans l'application de ces règlements. La ville-centre accompagnera les arrondissements dans le but de parvenir à une application efficace et exhaustive de cette réglementation.
Soulignons qu'en mai dernier, la direction générale a envoyé aux arrondissements concernés par ce règlement une lettre afin de s'assurer que les arrondissements soient bien au courant du contenu et des enjeux du règlement 02-065. Un mandat a également été confiée à la DGA Arrondissement Ville-Marie et concertation des arrondissements afin d'élaborer une formation et des outils facilitant l'application du règlement 02-065.
D'autre part, le Service des affaires juridiques a procédé à une mise à jour de l'inventaire des lois et règlements, incluant entre autres l'ajout de cette réglementation. Cette mise à jour a été transmise aux arrondissements le 1er mai dernier. Les mises à jour continueront de se faire périodiquement, environ 2 fois par année. Quant aux arrondissements concernés par cette vérification, ils ont chacun déposé un plan d'action détaillé afin de donner suite à chacune des recommandations du vérificateur général afin de corriger la situation.
Concernant l'examen du vérificateur général portant sur le Règlement sur les heures de conduite et de repos des conducteurs de véhicules lourds, et suivant la volonté de l'Administration de ne faire aucun compromis quant à la sécurité des opérations de déneigement, la Ville entend s'assurer du respect intégral du Règlement en question.
En ce qui a trait aux opérations de déneigement effectuées en régie, le Service de concertation des arrondissements a complété l'identification des besoins afin d'assurer une gestion optimale des heures de conduite et de repos conformément à la Loi 430. La Ville développera un outil informatique dans le système de gestion du temps Kronos qui permettra d'assurer la conformité à la réglementation et de détecter des non-conformités plus efficacement via une meilleure tenue de registres. Cet outil, dont la mise en application devrait se faire d'ici un an, sera mis à la disposition de tous les arrondissements. Pour la prochaine saison de déneigement, les arrondissements concernés par cette vérification ont déposé un plan d'action détaillé afin de donner suite à chacune des recommandations du vérificateur.
Concernant l'examen du vérificateur général portant sur la Loi sur la sécurité privée, dans le but de s'assurer que les arrondissements disposent d'une information complète sur cette législation, le Service des affaires juridiques a ajouté cette loi dans la liste d'inventaire des lois et règlements qui a été transmise aux arrondissements le 1er mai dernier. Par ailleurs, les arrondissements concernés par cette vérification ont déposé un plan d'action détaillé afin de donner suite à chacune des recommandations du vérificateur.
Suivi des recommandations des années antérieures
Quant aux recommandations émises dans le rapport 2012 du vérificateur général, ce dernier a émis 232 recommandations aux arrondissements, services ou organismes. Au 28 mai 2014, la Ville indique que 215 recommandations sont réglées ou en cours d'implantation, ce qui représente 93 % des recommandations émises en 2012. Rappelons que la cible à ce chapitre est de 80% et que la Ville souhaite l'implantation des recommandations le plus rapidement possible. À l'intérieur du 93 %, on dénote 100 dossiers réglés dans la première année suivant l'émission des recommandations, représentant un taux de 43 %. Les 115 autres dossiers actuellement en cours représentent quant à eux 50 %.
Par ailleurs, en 2011, le vérificateur général a émis 223 recommandations aux arrondissements et services. Au 28 mai 2014, la Ville indique que 97 % des recommandations émises ont le statut « Réglé ou En cours ». Finalement, relativement au sommaire global de 2007 à 2012, un bilan sur six ans montre que 1 169 recommandations ont été émises. Des correctifs ont été apportés par la Ville ou sont en voie de l'être dans 1 099 cas, soit dans près de 94 % des recommandations émises.